Mit dieser App kann ein automatisierter Bestellabgleich ausgeführt, und somit der Einkaufsrechnungsprozess optimiert werden.
Es wird die Bestellnummer sowie der Gesamtwert der vom Kreditor übermittelter Rechnung in der Einkaufsrechnung erfasst. Business Central führt dann automatisch - für einen definierten Zeitraum - die Funktion „Lieferzeilen holen“ aus. Dadurch werden alle gelieferten Bestellzeilen automatisch in die Einkaufsrechnung übernommen und der Wert der Lieferzeilen mit dem erfassten Wert der Einkaufsrechnung verglichen.
Sobald die Werte übereinstimmen, kann automatisch eine Genehmigungsanforderung versendet werden. Mithilfe der StandardAktionalität „Hintergrundbuchung“ können freigegebene Einkaufsrechnungen zusätzlich automatisiert gebucht werden.
Dadurch kann der manuelle Aufwand der Eingangsrechnungserfassung und -verbuchung signifikant reduziert werden.
Zusätzlich gibt NAVAX Automatisierter Bestellabgleich mithilfe des Detailstatus Auskunft darüber, in welchem Status und somit Prozessschritt sich die Einkaufsrechnung befindet.
Tipp
Für einen voll-automatisierten Einkaufsprozess können Sie die KI-unterstützte Texterkennung von Finmatics Autonomous Accounting verwenden. Die Anlage der Einkaufsrechnung, inkl. Befüllung der neuen Felder für den Bestellabgleich, übernimmt dann die künstliche Intelligenz für Sie.
Bestellabgleich anstoßen
Legen Sie eine neue Einkaufsrechnung an, wählen Sie den Kreditor aus und erfassen Sie die Kred.-Rechnungsnr. Der Detailstatus springt automatisch auf den Status Einkaufsrechnung erstellt.
Erfassen Sie anschließend die Einkaufsbestellnummer(n) Im Feld Einkaufsbestellung (Kreditor).
Falls mehrere Einkaufsbestellungen in einer Rechnung fakturiert werden, werden die einzelnen Bestellnummern durch „|“ getrennt.
Erfassen Sie die Beträge der übermittelten Rechnung in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Führen Sie dann die Aktion Bestellabgleich am Einkaufsrechnungskopf aus, um den Prozess anzustoßen. Business Central führt dann die Funktion „Lieferzeilen holen“ aus und übernimmt alle gebuchten Einkaufszeilen in die Einkaufsrechnung.
Der Detailstatus springt automatisch auf den Status Bestellabgleich in Ausführung.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich in Ausführung
In diesem Status prüft Business Central regelmäßig - lt. eingerichtetem Aufgabenwarteschlangenposten siehe dazu Einrichtung – ob es neue Lieferzeilen zu der bzw. den erfassten Einkaufsbestellungen gibt und überniummt diese automatisch in die Einkaufsrechnung.
Diese Aktion wird so lange ausgeführt, bis entweder die in der lt. NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierte Zeitüberschreitung erreicht wird, der Bestellabgleich erfolgreich ausgeführt werden kann oder der Bestellabgleich fehlschlägt.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich erfolgreich
Dieser Status wird dann erreicht, wenn der Wert der gebuchten Lieferzeilen – unter Berücksichtigung der NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierten Toleranzgrenze – mit dem in den Feldern Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor) übereinstimmt.
Der Standard Rechnungsstatus ändert sich – je nach Einrichtung und ob ein Workflow aktiviert ist und Automatisches genehmigen aktiviert ist auf Genehmigung ausständig bzw. freigegeben.
Wichtig
Sie können in der Kreditoren & Einkauf Einr. Die Hintergrundbuchung aktivieren und den zugehörigen Aufgabenwarteschlangenposten einrichten, wenn Sie möchten, dass Business Central freigegebene Einkaufsrechnungen automatisch bucht.
Bestellabgleich Zeitüberschreitung
Dieser Status wird dann erreicht, wenn nach dem im NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierten Zeitraum der Wert der Lieferzeilen geringer ist als die Werte der in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Es sind also im definierten Zeitraum weniger Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich fehlgeschlagen
Dieser Status wird dann erreicht, wenn der Wert Lieferzeilen größer ist als der Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Es sind also mehr Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat.
Dieser Status wird zusätzlich dann erreicht, wenn der Wert der Lieferzeilen geringer ist als die Werte der in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor) ABER die Bestellung vollständig geliefert wurde.
Es sind also weniger Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat ABER es können keine zusätzlichen Lieferungen mehr gebucht werden, da die Bestellung voll geliefert wurde.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Genehmigung anfordern
Sofern Sie in der NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung das Feld Automatisches genehmigen aktiviert haben, schickt Business Central automatisch die Genehmigungsanforderung, sobald der Status Bestellabgleich erfolgreich erreicht wurde.
Für die Anforderung wird der Benutzer des Aufgabenwarteschlangenpostens verwendet. Dies ist bei der Einrichtung des Workflows zu beachten – v.a. wenn im Workflow die Einschränkungsart Direkter Genehmiger, Genehmiger-Kette bzw. Erster qualifizierter Genehmiger verwendet wird.
Der Detailstatus sowie der Standard Rechnungsstatus ändern sich auf Genehmigung ausstehend
Genehmigungsanforderung abgelehnt
Dieser Status wird dann erreicht, wenn einer der Genehmiger die Genehmigungsanforderung ablehnt.
Der Rechnungsstatus springt auf den Status Offen.
Genehmigungsanforderung genehmigt
Dieser Status wird dann erreicht, wenn alle Genehmiger die die Anforderung genehmigt haben.
Der Standard Rechnungsstatus springt auf den Status Freigegeben.
Wichtig
Sie können in der Kreditoren & Einkauf Einr. Die Hintergrundbuchung aktivieren und den zugehörigen Aufgabenwarteschlangenposten einrichten, wenn Sie möchten, dass Business Central freigegebene Einkaufsrechnungen automatisch bucht.
Genehmigungsanforderung zurückgezogen
Dieser Status wird dann erreicht, wenn die Genehmigungsanforderung zurückgezogen wird.
Der Rechnungsstatus springt auf den Status Offen.
Einkaufsrechnung erfassen mit automatisiertem Bestellabgleich
