Damit Sachposten in Kostenposten übertragen werden können, muss zuerst das Feld Startdatum Sachpostenübernahme in der Kostenrechnungseinrichtung gesetzt werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Kostenrechnungseinrichtung.
Manuelle/Automatische Übernahme
Grundsätzlich wird zwischen manueller und automatischer Übernahme unterschieden.
Manuelle Übernahme
Eine manuelle Übernahme kann jeder Zeit und unabhängig davon, ob die automatische Übernahme aktiviert ist, durchgeführt werden.
Bereits vorhandene Sachposten können nur über eine manuelle Übernahme in die Kostenposten übertragen werden. Eine erste Initialisierung der Kostenposten wird also durch eine manuelle Übernahme durchgeführt.
Die manuelle Übernahme ist über den Bereich Verwaltung in der Menüleiste der NCCA Kostenrechnung aufrufbar.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Allgemein, Rollencenter-Integration.
Alternativ kann die Übernahme auch über den Suchbegriff NCCA Sachpostenübernahme aufgerufen werden.
Hinweis
Es ist empfehlenswert, die manuelle Übernahme zuerst mit der Option Test-Übernahme durchführen und die echte Übernahme erst dann durchzuführen, wenn alle Posten übernommen werden könnten.
Optionen
Startdatum
Zeigt das früheste Buchungsdatum an, ab dem Sachposten in die NCCA Kostenrechnung übernommen werden dürfen.
Buchungsdatum von
Gibt das Buchungsdatum an, ab dem Sachposten in die NCCA Kostenrechnung übernommen werden sollen.
Ist kein Datum angegeben, oder liegt das Datum vor dem Startdatum, dann werden alle Posten mit Buchungsdatum ab dem Startdatum übernommen.
Buchungsdatum bis
Gibt das Buchungsdatum an, bis zu dem Sachposten in die NCCA Kostenrechnung übernommen werden sollen.
Ursachencode
Gibt den Ursachencode an, einen zusätzlichen Code, der Sie in die Lage versetzt, die Posten zu verfolgen.
Inklusive Übernahmefehler
Gibt an, ob die aktuell vorhandenen Übernahmefehler ebenfalls berücksichtigt werden sollen. Dabei wird erneut versucht, die Posten mit den angegebenen Korrekturen zu übernehmen. Beachten Sie, dass dabei auch Korrekturen berücksichtigt werden, die eventuell noch nicht vollständig angegeben wurden.
Test-Übernahme
Gibt an, ob ein Testlauf durchgeführt werden soll, um mögliche Übernahmefehler schon vor der tatsächlichen Übernahme finden und korrigieren zu können.
Ist die Option Inklusive Übernahmefehler ebenfalls aktiviert, werden alle Fehler, die aufgrund der angegebenen Korrekturen jetzt übernommen werden könnten, auf den Status Fehler (Korrekturen OK) gesetzt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Postenübernahme, Übernahmefehler.
Tipp
Die manuelle Übernahme kann auch als Plan ausgeführt werden.
Daraus ergibt sich eine Art halbautomatischer Übernahme bei welcher ein wiederkehrender Zeitpunkt für die Übernahme festgelegt werden kann.
Bei der Ausführung als Plan mit wiederkehrendem Zeitpunkt wäre empfehlenswert, die Option Inklusive Übernahmefehler nicht zu setzen. Dadurch können eventuell entstandene Übernahmefehler unabhängig von der automatisch wiederkehrenden Übernahme korrigiert werden.
Automatische Übernahme
Ist die automatische Übernahme aktiv, dann wird die NCCA Kostenrechnung bei jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung aktualisiert.
Hinweis
Von der automatischen Übernahme werden nur Sachposten der aktuellen Buchung berücksichtigt.
Ein Kumulieren von Sachposten ist bei der automatischen Übernahme nicht möglich.
Welche Sachposten werden berücksichtigt?
Es werden alle Sachposten berücksichtigt, bei denen das Sachkonto einer NCCA Kostenart zugeordnet ist.
Unabhängig davon, ob ein Sachkonto einer NCCA Kostenart zugeordnet ist oder nicht, ist es auch möglich, die Kostenart für bestimmte Buchungen bereits in den Buch.-Blättern anzugeben bzw. für die Postenübernahme manuell festzulegen. Diese Sachposten werden dann ebenfalls berücksichtigt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Postenübernahme, Kostenart als Dimension (Fibu).
Welche Sachposten werden nicht übernommen?
Posten, bei denen das Feld Sachkontonr. leer ist
Posten ohne Betrag
Ultimoposten
Posten, für die eine Übernahmeausnahme erstellt wurde.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Postenübernahme, Übernahmefehler.
Welcher Betrag wird übernommen?
Es wird der Betrag des Sachpostens übernommen.
Werden Mengen übernommen?
Wenn das Feld Sachpostenübernahme inkl. Mengen bei der ermittelten Kostenart gesetzt ist, wird die Menge des Sachpostens übernommen.
Wie werden Kostenart und Kostendimensionen ermittelt?
Kostenart
Die Kostenart wird grundsätzlich über die Sachkontonr. aus dem Sachposten ermittelt.
Es ist jedoch auch möglich, dass die Kostenart für bestimmte Buchungen bereits im Fibu Buch.-Blatt angegeben bzw. für die Postenübernahme manuell festgelegt wurde.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Postenübernahme, Kostenart als Dimension (Fibu).
Kostendimensionen
Die Kostendimensionen werden über die Einstellungen im Feld Verknüpfte Dimension (Fibu) der Kostendimensionseinrichtung ermittelt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Kostendimensionseinrichtung.
Erfolgreiche Übernahme und Übernahmefehler
Nachdem eine manuelle Übernahme durchgeführt wurde, wird eine zusammenfassende Meldung angezeigt. Die Meldung zeigt unter anderem auch die Anzahl der aktuell vorhandenen Übernahmefehler an.
Beispiel einer zusammenfassenden Meldung mit aktivierter Test-Übernahme Option:
Die automatische Übernahme zeigt keine zusammenfassende Meldung an.
Übernahmefehler bzw. ein Hinweis, dass Fehler existieren, werden zusätzlich an folgenden Stellen angezeigt:
Sachpostenübernahme
Die automatische Übernahme zeigt keine zusammenfassende Meldung an.
Übernahmefehler bzw. ein Hinweis, dass Fehler existieren, werden zusätzlich an folgenden Stellen angezeigt:
