Bevor Finmatics Autonomous Accounting verwendet werden kann, muss deren grundlegende Funktionalität eingerichtet werden.
Auf der Seite Finmatics-Einrichtung werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben festgelegt.
Finmatics Zugangsdaten, Felder
Als erstes muss die Verbindung mit dem Dienst von Finmatics eingerichtet werden. Sobald Umgebung, Benutzername und Kennwort angegeben sind, kann mit der Aktion Verbindung testen überprüft werden, ob der Finmatics-Dienst erreichbar ist und eine Verbindung mit den hinterlegten Einstellungen möglich ist.
Weitere Informationen darüber, wie Sie Ihren Finmatics-Zugang anfordern können, finden Sie unter Allgemein, Finmatics Zugangsdaten.
Finmatics-Umgebung
Gibt an, ob die Finmatics Produktionsumgebung oder die Finmatics Testumgebung verwendet werden soll.
Echtdatengenehmigung
Zeigt an, ob Daten von der aktuellen Business Central Umgebung an die Finmatics Produktionsumgebung gesendet werden dürfen. Diese zusätzliche Sicherheitsstufe verhindert, dass Testdaten versehentlich als Echtdaten interpretiert werden. Klicken Sie auf das Feld, um die Genehmigungen zu verwalten.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Echtdatengenehmigungen.
Wichtig
Bitte prüfen Sie bei der Erteilung einer Echtdatengenehmigung, ob der aktuelle Business Central Mandant mit dem richtigen Finmatics-Mandanten (Feld: Mandaten-ID) verknüpft ist.
Stellen Sie sicher, dass nicht versehentlich mehrere Business Central Mandanten mit demselben Finmatics-Mandanten verknüpft sind. Vor allem dann, wenn ein Mandant oder eine Datenbank kopiert, oder eine Sandbox aus einer Produktionsumgebung erstellt wurde.
Gibt die Zeitspanne in Millisekunden an, die der Dienst in Anspruch nehmen darf, bevor mit einem Fehler abgebrochen wird.
Unternehmens-ID
Gibt an, welches Finmatics-Unternehmen verwendet werden soll. Finmatics-Unternehmen werden von Finmatics angelegt und für Business Central (System BC bzw. ID 37) eingerichtet. Jedes Unternehmen besitzt eine eindeutige ID. Über das Finmatics Web-Frontend können die Unternehmen verwaltet werden. Einem Finmatics-Unternehmen können mehrere Finmatics-Mandanten untergeordnet werden. Klicken Sie auf die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes, um aus bereits vorhandenen Finmatics-Unternehmen auszuwählen.
Mandanten-ID
Gibt an, mit welchem Finmatics-Mandant der aktuelle Business Central Mandant verknüpft ist. Klicken Sie auf die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes, um die Verknüpfung einzurichten.
Sind noch keine Finmatics-Mandanten vorhanden, erscheint eine Meldung und Sie können direkt einen neuen Finmatics-Mandant erstellen.
Neue Finmatics-Mandanten können aber auch in der Auswahlseite über die Aktion Finmatics-Mandant erstellen erstellt werden.
Hinweis
Finmatics-Mandanten werden auf Basis der Firmendaten des aktuellen Business Central Mandanten erstellt.
Folgende Felder werden dabei berücksichtigt:
Name
Adresse
PLZ
Ort
Länder-/Regionscode (ISO Code)
USt-IdNr.
Steuernummer
Sollten sich diese Information nachträglich ändern, können Sie die Daten bei Finmatics jederzeit über die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes aktualisieren.
Stammdaten, Felder
Nachdem die Verbindung vollständig eingerichtet wurde, müssen die Stammdaten mit dem Finmatics-System synchronisiert werden.
Hinweis
Grundsätzlich ist (bis auf wenige Ausnahmen) das Business Central System das führende System. Wenn also Stammdaten über das Finmatics Web-Frontend geändert werden, hat dies keinen Einfluss auf die in Business Central gespeicherten Daten.
Status
Die Status-Felder zeigen an, ob die Stammdaten aktiviert sind.
Hinweis
Die meisten Aktionen von Finmatics Autonomous Accounting können erst ausgeführt werden, nachdem alle erforderlichen Finmatics-Stammdaten (Kreditoren und mindestens Sachkonten oder Artikel) aktiviert und synchronisiert wurden.
Diese Felder geben an, ob die Stammdaten bei Änderungen, die sich auf die Finmatics-Stammdaten auswirken, automatisch synchronisiert werden sollen. Wenn das Feld aktiviert ist, wird automatisch eine Aufgabenwarteschlange gestartet, welche die Daten mit einer Verzögerung von max. 5 Minuten bei Finmatics aktualisiert.
Drittland-UID synchronisieren
Gibt an, ob die USt-IdNr. auch bei Kreditoren synchronisiert werden soll, deren Länder/Regionscode nicht Mitglied der EU ist.
E-Mail und Telefonnr. synchronisieren
Gibt an, ob die E-Mail und die Telefonnr. der Kreditoren synchronisiert werden soll.
Sachkontonr. und Artikelnr. Präfix
Gibt ein Prefix (z.B. S_ für Sachkonten und A_ für Artikel) an, welches den Konten bei Finmatics hinzugefügt wird.
Sachkonten und Artikel in Business Central können beide mit den Konten bei Finmatics synchronisiert werden. Wenn ein Sachkonto die selbe Nummer wie ein Artikel verwendet, kommt es zu Überschneidungen. Vergeben Sie ein Präfix, um diese Überschneidungen zu vermeiden.
Belegdimensionen über 1. Zeile ermitteln
Gibt an, ob die Dimensionen des Belegs (Kopf) über die 1. Belegzeile ermittelt werden sollen.
Leere Dim. Codes übernehmen
Diese Felder geben an, ob leere Dimensionswerte in eingehenden Finmatics-Belegen vorhandene Vorgabedimensionen in Business Central überschreiben bzw. entfernen sollen.
Belege, Felder
Nach der Initialisierung und Synchronisierung der Stammdaten müssen Sie nur noch festlegen, welche Belegtyp-ID für die Einkaufsbelege verwendet werden soll. Laden Sie außerdem Trainingsdaten hoch, um von Anfang an gute Ergebnisse bei der Erkennung zu erzielen.
Einkaufsbelegtyp-ID
Gibt an, mit welchem Finmatics-Belegtyp die Einkaufsbelege verknüpft sind. Finmatics-Belegtypen sind Kategorien, welchen die verschiedenen Belege bei Finmatics zugeordnet werden. Klicken Sie auf die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes, um aus bereits vorhandenen Finmatics-Belegtypen auszuwählen.
Trainingsdaten hochgeladen
Finmatics basiert auf maschinellem Lernen und benötigt Trainingsdaten, um gute Ergebnisse zu erzielen. Dieses Feld zeigt an, ob Trainingsdaten zu Finmatics hochgeladen wurden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Trainingsdaten.
Beleganhang
Gibt an, welche Datei beim Erstellen eines Belegs in Business Central als Beleganhang hinzugefügt werden soll. Finmatics stellt jeden Beleg als PDF zur Verfügung. Optional steht auch die ursprünglich an Finmatics gesendete originale Datei (z.B. eine Bilddatei) zur Verfügung.
Betragskontrolle
Gibt an, ob die Betragskontrolle beim Buchen einer Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift nur bei Finmatics-Belegen, oder bei allen Belegen durchgeführt werden soll.
Die Betragskontrolle prüft beim Buchen, ob der Gesamtbetrag inkl. MwSt. des Belegs mit dem Wert im Feld Finmatics Kontrollbetrag inkl. MwSt. übereinstimmt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Einkaufsbelege.
Autom. Belegempfangsstatus
Zeigt an, ob eine Aufgabenwarteschlange eingerichtet ist, um eingehende Finmatics-Belege automatisch zu empfangen. Ist eine Aufgabenwarteschlange vorhanden, wird ihr aktueller Status angezeigt. Klicken Sie auf das Feld, um die Aufgabenwarteschlange einzurichten, zu verwalten oder anzuzeigen.
Buchungsbeschreibung über 1. Zeile ermitteln
Gibt an, ob die Buchungsbeschreibung des Belegs (Kopf) über die 1. Belegzeile ermittelt werden soll, wenn der Buchungstext des Finmatics-Belegs leer ist.
Einkaufsbelege autom. erstellen
Gibt an, ob der automatische Belegempfang eingehende Finmatics-Belege in Business Central erstellen soll, wenn diese bereit zur Erstellung sind.
Hinweis
Es werden nur Finmatics-Belege im Status Bestätigt berücksichtigt. Belege mit Status Bestätigt - Wert(e) prüfen werden nicht automatisch angelegt.
Ist die Option Ja ausgewählt, werden alle Belege automatisch erstellt.
Ist die Option Laut Kreditor ausgewählt, werden Belege nur für jene Kreditoren automatisch erstellt, bei denen das Feld Finmatics-Belege autom. erstellen gesetzt ist. Das Feld finden Sie auf der Kreditorenkarte im Bereich Fakturierung unter Buchungsdetails.
Historie, Felder
Dienstprotokoll löschen Datumsformel
Gibt den Zeitraum an, welcher für das Löschen der Dienstprotokolleinträge verwendet werden soll. Ist das Feld leer, wird als Zeitraum 1M (1 Monat) angenommen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archiv, Finmatics Dienstprotokoll.
Dienstprotokoll automatisch löschen
Gibt an, ob beim Erstellen neuer Dienstprotokolleinträge automatisch alle Einträge gelöscht werden sollen, die älter sind als der im Feld Dienstprotokoll löschen Datumsformel angegebene Zeitraum.
Dienstanfragen protokollieren
Gibt an, ob die an den Dienst gesendeten Daten gespeichert werden sollen.
Dienstantworten protokollieren
Gibt an, ob die vom Dienst zurückgegebenen Daten gespeichert werden sollen.
Aktionen
Verbindung testen
Überprüft, ob der Finmatics-Dienst erreichbar ist und eine Verbindung mit den hinterlegten Einstellungen möglich ist.
Zeigt die Finmatics Web-Frontend Benutzer des Finmatics-Mandanten an.
Stammdaten, Aktionen
Kreditorensynchronisation
Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Geschäftspartner bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Kreditoren.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
Sachkontensynchronisation
Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Konten bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Sachkonten.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
Artikelsynchronisation
Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Konten bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Artikel.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
Dimensionssynchronisation
Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Dimension bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Dimensionen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
Projektsynchronisation
Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Kostenschlüssel bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Projekte.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
Deaktivieren
Deaktiviert die Synchronisation für ausgewählte Stammdaten.
Wenn z.B. die Projekte aktiviert wurden, Sie aber nicht mehr möchten, dass Finmatics Projekte vorschlägt, können Sie die Projekte mit dieser Aktion deaktivieren.
Einrichtung, Aktionen
Trainingsdaten
Laden Sie Business Central Belege als Trainingsdaten zu Finmatics hoch.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Trainingsdaten.
Steuercodeeinrichtung
Zeigt die Einstellungen der Finmatics-Steuercodes an, oder richtet sie ein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Steuercodeeinrichtung.
Dropzone-Einrichtung
Zeigt die Einstellungen und Vorgaben für die Dropzone an, oder richtet sie ein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Dropzone-Einrichtung.
Finmatics Support
Öffnet die Finmatics Support-Homepage.
System, Aktionen
Echtdatengenehmigungen
Zeigt die Echtdatengenehmigungen der Erweiterung an, oder richtet sie ein. Diese zusätzliche Sicherheitsstufe verhindert, dass Testdaten versehentlich als Echtdaten interpretiert werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Echtdatengenehmigungen.
NAVAX Lizenzverwaltung
Öffnet die NAVAX Lizenzverwaltung, die den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen anzeigt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Anhang, NAVAX Lizenzverwaltung.
Mandant kopieren
Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich mehrere Business Central Mandanten mit demselben Finmatics-Mandanten verknüpft sind, werden folgende Daten in der USt.-ID Validierungsdienst Einrichtung des neuen Unternehmens zurückgesetzt, wenn die Aktion Unternehmen kopieren für einen Mandanten ausgeführt wird:
Unternehmens-ID
Mandanten-ID
Einkaufsbelegtyp-ID
Weitere Informationen
Allgemein, Finmatics Zugangsdaten Finmatics Autonomous Accounting funktioniert ausschließlich in Verbindung mit einem validierten Account von Finmatics. Dabei fallen zusätzliche Kosten an...
Einrichtung, Echtdatengenehmigungen Echtdatengenehmigungen erweitern Aktionen und Prozesse um eine zusätzliche Sicherheitsstufe. Damit soll verhindert werden, dass Testdaten versehentlich als Echtdaten interpretiert werden. Besonders kritische Aktionen und Prozesse (z.B. das Senden von Daten an einen externen Dienst) können also nur mehr ausgeführt werden, wenn für die aktuelle Umgebung eine Echtdatengenehmigung erteilt wurde...
Einrichtung, Stammdaten Die meisten Aktionen von Finmatics Autonomous Accounting können erst ausgeführt werden, nachdem alle erforderlichen Finmatics-Stammdaten (Kreditoren und mindestens Sachkonten oder Artikel) aktiviert und synchronisiert wurden...
Einrichtung, Trainingsdaten Finmatics basiert auf maschinellem Lernen und benötigt Trainingsdaten, um gute Ergebnisse zu erzielen...
Einrichtung, Steuercodeeinrichtung Auf der Seite Finmatics Steuercodeeinrichtung werden die MwSt.-Produktbuchungsgruppen eingerichtet, die bei der Erstellung eingehender Finmatics-Belege in Business Central vorgeschlagen werden sollen...
Einrichtung, Dropzone-Einrichtung Auf der Seite NAVAX Dropzone-Einrichtung können die Einstellungen und Vorgaben für die verschiedenen Dropzones festgelegt werden...
Arbeiten mit der App, Einkaufsbelege Aus eingehenden Finmatics-Belegen können Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften erstellt werden. Die Belege werden dabei entweder über die Seite Eingehende Finmatics-Belege oder direkt in den Übersichts-Seiten erstellt. Nachfolgende Felder, Aktionen und Infobox-Bereiche stehen dabei auf den Übersichts-Seiten zur Verfügung...
Archiv, Finmatics Dienstprotokoll Auf der Seite Finmatics Dienstprotokoll werden detaillierte Informationen darüber angezeigt, was an den Dienst gesendet wurde und was von diesem zurückgegeben wurde...
Anhang, NAVAX Lizenzverwaltung Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen NAVAX Lizenzübersicht oder NCEX Lizenzübersicht) zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an...