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 Finmatics-Einrichtung


2024/11/19 • 8 Min. Lesedauer
Bevor Finmatics Autonomous Accounting verwendet werden kann, muss deren grundlegende Funktionalität eingerichtet werden. Auf der Seite Finmatics-Einrichtung werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben festgelegt.

Finmatics Zugangsdaten, Felder

Als erstes muss die Verbindung mit dem Dienst von Finmatics eingerichtet werden. Sobald Umgebung, Benutzername und Kennwort angegeben sind, kann mit der Aktion Verbindung testen überprüft werden, ob der Finmatics-Dienst erreichbar ist und eine Verbindung mit den hinterlegten Einstellungen möglich ist. Weitere Informationen darüber, wie Sie Ihren Finmatics-Zugang anfordern können, finden Sie unter Allgemein, Finmatics Zugangsdaten.
Finmatics-UmgebungGibt an, ob die Finmatics Produktionsumgebung oder die Finmatics Testumgebung verwendet werden soll.
EchtdatengenehmigungZeigt an, ob Daten von der aktuellen Business Central Umgebung an die Finmatics Produktionsumgebung gesendet werden dürfen. Diese zusätzliche Sicherheitsstufe verhindert, dass Testdaten versehentlich als Echtdaten interpretiert werden. Klicken Sie auf das Feld, um die Genehmigungen zu verwalten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Echtdatengenehmigungen.

Wichtig

Bitte prüfen Sie bei der Erteilung einer Echtdatengenehmigung, ob der aktuelle Business Central Mandant mit dem richtigen Finmatics-Mandanten (Feld: Mandaten-ID) verknüpft ist. Stellen Sie sicher, dass nicht versehentlich mehrere Business Central Mandanten mit demselben Finmatics-Mandanten verknüpft sind. Vor allem dann, wenn ein Mandant oder eine Datenbank kopiert, oder eine Sandbox aus einer Produktionsumgebung erstellt wurde.
BenutzernameGibt den Benutzernamen für den Finmatics-Dienst an. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Allgemein, Finmatics Zugangsdaten.
KennwortGibt das Kennwort für den Finmatics-Dienst an. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Allgemein, Finmatics Zugangsdaten.
Timeout (Millisekunden)Gibt die Zeitspanne in Millisekunden an, die der Dienst in Anspruch nehmen darf, bevor mit einem Fehler abgebrochen wird.
Unternehmens-IDGibt an, welches Finmatics-Unternehmen verwendet werden soll. Finmatics-Unternehmen werden von Finmatics angelegt und für Business Central (System BC bzw. ID 37) eingerichtet. Jedes Unternehmen besitzt eine eindeutige ID. Über das Finmatics Web-Frontend können die Unternehmen verwaltet werden. Einem Finmatics-Unternehmen können mehrere Finmatics-Mandanten untergeordnet werden. Klicken Sie auf die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes, um aus bereits vorhandenen Finmatics-Unternehmen auszuwählen.
Mandanten-IDGibt an, mit welchem Finmatics-Mandant der aktuelle Business Central Mandant verknüpft ist. Klicken Sie auf die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes, um die Verknüpfung einzurichten. Sind noch keine Finmatics-Mandanten vorhanden, erscheint eine Meldung und Sie können direkt einen neuen Finmatics-Mandant erstellen. Neue Finmatics-Mandanten können aber auch in der Auswahlseite über die Aktion Finmatics-Mandant erstellen erstellt werden.

Hinweis

Finmatics-Mandanten werden auf Basis der Firmendaten des aktuellen Business Central Mandanten erstellt. Folgende Felder werden dabei berücksichtigt:
  • Name
  • Adresse
  • PLZ
  • Ort
  • Länder-/Regionscode (ISO Code)
  • USt-IdNr.
  • Steuernummer
Sollten sich diese Information nachträglich ändern, können Sie die Daten bei Finmatics jederzeit über die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes aktualisieren.

Stammdaten, Felder

Nachdem die Verbindung vollständig eingerichtet wurde, müssen die Stammdaten mit dem Finmatics-System synchronisiert werden.

Hinweis

Grundsätzlich ist (bis auf wenige Ausnahmen) das Business Central System das führende System. Wenn also Stammdaten über das Finmatics Web-Frontend geändert werden, hat dies keinen Einfluss auf die in Business Central gespeicherten Daten.
StatusDie Status-Felder zeigen an, ob die Stammdaten aktiviert sind.

Hinweis

Die meisten Aktionen von Finmatics Autonomous Accounting können erst ausgeführt werden, nachdem alle erforderlichen Finmatics-Stammdaten (Kreditoren und mindestens Sachkonten oder Artikel) aktiviert und synchronisiert wurden.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
Autom. synchronisierenDiese Felder geben an, ob die Stammdaten bei Änderungen, die sich auf die Finmatics-Stammdaten auswirken, automatisch synchronisiert werden sollen. Wenn das Feld aktiviert ist, wird automatisch eine Aufgabenwarteschlange gestartet, welche die Daten mit einer Verzögerung von max. 5 Minuten bei Finmatics aktualisiert.
Drittland-UID synchronisierenGibt an, ob die USt-IdNr. auch bei Kreditoren synchronisiert werden soll, deren Länder/Regionscode nicht Mitglied der EU ist.
E-Mail und Telefonnr. synchronisierenGibt an, ob die E-Mail und die Telefonnr. der Kreditoren synchronisiert werden soll.
Sachkontonr. und Artikelnr. PräfixGibt ein Prefix (z.B. S_ für Sachkonten und A_ für Artikel) an, welches den Konten bei Finmatics hinzugefügt wird. Sachkonten und Artikel in Business Central können beide mit den Konten bei Finmatics synchronisiert werden. Wenn ein Sachkonto die selbe Nummer wie ein Artikel verwendet, kommt es zu Überschneidungen. Vergeben Sie ein Präfix, um diese Überschneidungen zu vermeiden.
Belegdimensionen über 1. Zeile ermittelnGibt an, ob die Dimensionen des Belegs (Kopf) über die 1. Belegzeile ermittelt werden sollen.
Leere Dim. Codes übernehmenDiese Felder geben an, ob leere Dimensionswerte in eingehenden Finmatics-Belegen vorhandene Vorgabedimensionen in Business Central überschreiben bzw. entfernen sollen.

Belege, Felder

Nach der Initialisierung und Synchronisierung der Stammdaten müssen Sie nur noch festlegen, welche Belegtyp-ID für die Einkaufsbelege verwendet werden soll. Laden Sie außerdem Trainingsdaten hoch, um von Anfang an gute Ergebnisse bei der Erkennung zu erzielen.
Einkaufsbelegtyp-IDGibt an, mit welchem Finmatics-Belegtyp die Einkaufsbelege verknüpft sind. Finmatics-Belegtypen sind Kategorien, welchen die verschiedenen Belege bei Finmatics zugeordnet werden. Klicken Sie auf die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes, um aus bereits vorhandenen Finmatics-Belegtypen auszuwählen.
Trainingsdaten hochgeladenFinmatics basiert auf maschinellem Lernen und benötigt Trainingsdaten, um gute Ergebnisse zu erzielen. Dieses Feld zeigt an, ob Trainingsdaten zu Finmatics hochgeladen wurden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Trainingsdaten.
BeleganhangGibt an, welche Datei beim Erstellen eines Belegs in Business Central als Beleganhang hinzugefügt werden soll. Finmatics stellt jeden Beleg als PDF zur Verfügung. Optional steht auch die ursprünglich an Finmatics gesendete originale Datei (z.B. eine Bilddatei) zur Verfügung.
BetragskontrolleGibt an, ob die Betragskontrolle beim Buchen einer Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift nur bei Finmatics-Belegen, oder bei allen Belegen durchgeführt werden soll. Die Betragskontrolle prüft beim Buchen, ob der Gesamtbetrag inkl. MwSt. des Belegs mit dem Wert im Feld Finmatics Kontrollbetrag inkl. MwSt. übereinstimmt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeiten mit der App, Einkaufsbelege.
Autom. BelegempfangsstatusZeigt an, ob eine Aufgabenwarteschlange eingerichtet ist, um eingehende Finmatics-Belege automatisch zu empfangen. Ist eine Aufgabenwarteschlange vorhanden, wird ihr aktueller Status angezeigt. Klicken Sie auf das Feld, um die Aufgabenwarteschlange einzurichten, zu verwalten oder anzuzeigen.
Buchungsbeschreibung über 1. Zeile ermittelnGibt an, ob die Buchungsbeschreibung des Belegs (Kopf) über die 1. Belegzeile ermittelt werden soll, wenn der Buchungstext des Finmatics-Belegs leer ist.
Einkaufsbelege autom. erstellenGibt an, ob der automatische Belegempfang eingehende Finmatics-Belege in Business Central erstellen soll, wenn diese bereit zur Erstellung sind.

Hinweis

Es werden nur Finmatics-Belege im Status Bestätigt berücksichtigt. Belege mit Status Bestätigt - Wert(e) prüfen werden nicht automatisch angelegt.
Ist die Option Ja ausgewählt, werden alle Belege automatisch erstellt. Ist die Option Laut Kreditor ausgewählt, werden Belege nur für jene Kreditoren automatisch erstellt, bei denen das Feld Finmatics-Belege autom. erstellen gesetzt ist. Das Feld finden Sie auf der Kreditorenkarte im Bereich Fakturierung unter Buchungsdetails.

Historie, Felder

Dienstprotokoll löschen DatumsformelGibt den Zeitraum an, welcher für das Löschen der Dienstprotokolleinträge verwendet werden soll. Ist das Feld leer, wird als Zeitraum 1M (1 Monat) angenommen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archiv, Finmatics Dienstprotokoll.
Dienstprotokoll automatisch löschenGibt an, ob beim Erstellen neuer Dienstprotokolleinträge automatisch alle Einträge gelöscht werden sollen, die älter sind als der im Feld Dienstprotokoll löschen Datumsformel angegebene Zeitraum.
Dienstanfragen protokollierenGibt an, ob die an den Dienst gesendeten Daten gespeichert werden sollen.
Dienstantworten protokollierenGibt an, ob die vom Dienst zurückgegebenen Daten gespeichert werden sollen.

Aktionen

  • Verbindung testen

    Überprüft, ob der Finmatics-Dienst erreichbar ist und eine Verbindung mit den hinterlegten Einstellungen möglich ist.
  • Dienstprotokoll

    Zeigt die Dienstprotokolleinträge an. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Archiv, Finmatics Dienstprotokoll.
  • Web-Frontend

    Öffnet das Finmatics Web-Frontend.
  • Web-Frontend Benutzer

    Zeigt die Finmatics Web-Frontend Benutzer des Finmatics-Mandanten an.

Stammdaten, Aktionen

  • Kreditorensynchronisation

    Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Geschäftspartner bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Kreditoren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
  • Sachkontensynchronisation

    Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Konten bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Sachkonten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
  • Artikelsynchronisation

    Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Konten bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Artikel. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
  • Dimensionssynchronisation

    Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Dimension bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Dimensionen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
  • Projektsynchronisation

    Erstellen bzw. aktualisieren Sie die Kostenschlüssel bei Finmatics (Stammdaten) auf Basis der Business Central Projekte. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Stammdaten.
  • Deaktivieren

    Deaktiviert die Synchronisation für ausgewählte Stammdaten. Wenn z.B. die Projekte aktiviert wurden, Sie aber nicht mehr möchten, dass Finmatics Projekte vorschlägt, können Sie die Projekte mit dieser Aktion deaktivieren.

Einrichtung, Aktionen

  • Trainingsdaten

    Laden Sie Business Central Belege als Trainingsdaten zu Finmatics hoch. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Trainingsdaten.
  • Steuercodeeinrichtung

    Zeigt die Einstellungen der Finmatics-Steuercodes an, oder richtet sie ein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Steuercodeeinrichtung.
  • Dropzone-Einrichtung

    Zeigt die Einstellungen und Vorgaben für die Dropzone an, oder richtet sie ein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Dropzone-Einrichtung.
  • Finmatics Support

    Öffnet die Finmatics Support-Homepage.

System, Aktionen

  • Echtdatengenehmigungen

    Zeigt die Echtdatengenehmigungen der Erweiterung an, oder richtet sie ein. Diese zusätzliche Sicherheitsstufe verhindert, dass Testdaten versehentlich als Echtdaten interpretiert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Echtdatengenehmigungen.
  • NAVAX Lizenzverwaltung

    Öffnet die NAVAX Lizenzverwaltung, die den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen anzeigt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Anhang, NAVAX Lizenzverwaltung.

Mandant kopieren

Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich mehrere Business Central Mandanten mit demselben Finmatics-Mandanten verknüpft sind, werden folgende Daten in der USt.-ID Validierungsdienst Einrichtung des neuen Unternehmens zurückgesetzt, wenn die Aktion Unternehmen kopieren für einen Mandanten ausgeführt wird:
  • Unternehmens-ID
  • Mandanten-ID
  • Einkaufsbelegtyp-ID

Siehe auch




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