Bevor NAVAX Zahlungsverkehr Exports verwendet werden kann, muss dessen grundlegende Funktionalität eingerichtet werden.
Im Fenster NCP Exports Einrichtung werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben festgelegt.
Felder, Allgemein
Mandantenwährungscode
Zeigt den Währungscode für die lokale Währung an. Dieser Wert wurde in der Finanzbuchhaltung Einrichtung hinterlegt.
ISO Mandantenwährungscode
Gibt den ISO Mandantenwährungscode an, dieser wird bei Mandantenwährungscode - EUR oder EURO in der Finanzbuchhaltung Einrichtung, automatisch mit EUR vorbelegt wenn das Feld noch nicht konfiguriert wurde.
Felder, Zahlungsvorschlag
Im Bereich Zahlungsvorschlag werden die Einstellungen die für die Erstellung der Zahlungsvorschläge festgelegt.
Fälligkeitsdatumsformel
Gibt eine Datumsformel an, mit welcher das Feld Letztes Fälligkeitsdatum im Zahlungsvorschlag vorgeschlagen werden soll. Das Datum wird auf Basis des Arbeitsdatums berechnet.
Skontodatumsformel
Gibt eine Datumsformel an, mit welcher das Feld Letztes Skontodatum im Zahlungsvorschlag vorgeschlagen werden soll. Das Datum wird auf Basis des Arbeitsdatums berechnet.
Buchungsdatumsformel
Gibt eine Datumsformel an, mit welcher das Feld Buchungsdatum im Zahlungsvorschlag vorgeschlagen werden soll. Das Datum wird auf Basis des Arbeitsdatums berechnet.
Durchführungsdatum
Das Durchführungsdatum wird folgendermaßen berechnet: Bei Eilzahlung wird das Datum auf den heutigen Tag gesetzt. Ansonsten wird das Datum auf den nächsten Tag gesetzt, außer es handelt sich um eine SEPA Lastschrift in Verbindung mit Lastschriftart CORE - Basislastschrift, in diesem Fall wird das Datum auf Heute + 2 Tage gesetzt.
SEPA Lastschrift Mandats-ID Trennzeichen
Gegenüber der Bank kann die selbe Mandats-ID für mehrere Debitoren/Kreditoren verwendet werden. Um die selbe ID bei mehreren Debitoren/Kreditoren im Zahlungsverkehr nutzen zu können, können Sie ein Trennzeichen sowie eine eindeutige Kennung hinterlegen. Das Trennzeichen und alle darauf folgenden Zeichen werden nicht exportiert.
Geben Sie hier das Trennzeichen ein. Verwenden Sie dieses Sonderzeichen bei der Benennung der Mandats-ID. Bei Initialisierung der Einrichtung ist der Wert für das Trennzeichen leer.
Hinweis
Standardmäßig ist das Feld ausgeblendet, es kann über die Funktion Personalisieren eingeblendet werden.
Externe Bankkontosuche
Gibt an, wie beim Zahlungsvorschlag das Feld Empfänger Bankkonto (Kreditor/Debitor Bankkonto) in den Buch.-Blattzeilen ermittelt wird.
Für alle Optionen gilt: Sollte der Kreditoren-/Debitorenposten im Feld Empfänger Bankkonto einen Wert enthalten, wird dieser vorgeschlagen.
Inkl. Debitoren mit Guthaben
Gibt an, dass Debitoren mit Guthaben im Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden sollen.
Inkl. Kreditoren mit Guthaben
Gibt an, dass Kreditoren bei denen ein Guthaben besteht im Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden sollen.
Felder, Auftraggeber
Im Bereich Auftraggeber Daten Einrichtung werden die Einstellungen für die Export Datei festgelegt die den Auftraggeber festlegen. Wenn die Zahlungsdatei exportiert wird dann sind dies die Daten die exportiert werden und Sie bzw. Ihre Firma als Auftraggeber erkennbar machen. Wenn Sie den Assistenten das erste mal starten werden die Werte aus den Firmendaten herangezogen und für diesen Schritt verwendet.
Name
Gibt den Namen des Auftraggebers an.
Name 2
Gibt den Namen 2 des Auftraggebers an.
Adresse
Gibt die Adresse des Auftraggebers an.
Adresse 2
Gibt die Adresse 2 des Auftraggebers an.
PLZ-Code
Gibt die Postleitzahl des Auftraggebers an.
Ort
Gibt den Ort des Auftraggebers an.
Länder-/Regionscode
Gibt den Ländercode des Auftraggeber an der im Zahlungsverkehr verwendet wird.
Creditor Identifier (CI)
Das SEPA-Lastschrift Verfahren (SEPA Direct Debit - SDD), sieht die verpflichtende Mitgabe einer Identifizierung des Lastschrifteinreichers (Creditor Identifier, Creditor-ID oder CID) mit jeder Lastschrift vor. Diese ID wird in diesem Feld hinterlegt.
Felder, Zahlungsdatei erstellen
Im Bereich Zahlungsdatei erstellen und Zahlungsdatei werden die Einstellungen für die unterschiedlichen Zahlungsdateien festgelegt. Pro Zahlungsart kann ein Bankkonto dass diese Einstellung verwenden soll eingerichtet werden. Wenn das Feld Bankkontonummer leer gelassen wird dann gilt diese Einstellung global für jedes Bankkonto.
Gegenkontozeile erstellen
Gibt an, ob für die einzelnen Buch.-Blattzeilen, bei der Erstellung der Zahlungsdatei, eine Gegenbuchungszeile mit dem kumulierten Betrag der vorherigen Zeilen erstellt werden soll.
Dies ist vor allem dann notwendig wenn Gutschriften im aktuellen Zahlungslauf zu berücksichtigen sind.
Hinweis
Eine Gegenbuchungszeile wird nur erstellt, wenn mehr als eine Buch.-Blattzeile für eine Gegenbuchungszeile vorhanden ist.
Bei unterschiedlichen Belegarten wird die Gegenbuchungszeile nur dann erstellt, wenn alle beteiligten Buch.-Blattzeilen eine Ausgleich mit Belegnr. gesetzt haben.
Ist dies der Fall wird dabei bei allen betroffenen Buch.-Blattzeilen die Belegart auf Zahlung gesetzt.
Diese Änderungen werden gespeichert. Wird die Transaktion annulliert, wird die Belegart wieder auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt.
Tipp
Wenn in den Einstellungen zur Zahlungsdatei die Option Sammeltransaktion aktiviert ist, so werden beim durchführen des Zahlungsvorschlags, die einzelnen Buch.-Blatt Zeilen automatisch zusammengefasst und Belegnummern vergeben.
Änderung nach Erstellung zugelassen
Mit dieser Option kann festgelegt werden ob die Zahlungsdateien nach dem erstellen noch manipuliert werden können.
Zusammenfassung nach Erstellung
Auf dieser Seite wird nach dem Erstellen einer Zahlungsdatei eine Zusammenfassung angezeigt.
Diese enthält Optionen zur weiteren Verarbeitung der Datei:
Wählen Sie Zahlungsdatei Exportieren, um die Datei in Ihre Bankensoftware zu übertragen.
Nutzen Sie Zahlungsdatei übertragen, um die Datei direkt via konfipay an Ihre Bank zu senden.
Avis Nummern
Hier wird die AVIS Nummernserie eingerichtet.
Avis Berichts-ID
Gibt die ID des Berichts an, der gedruckt wird, wenn Sie das Aviso drucken.
Tipp
Hier kann ein eigenes Report Layout eingegeben werden, sollte der Standard Bericht nicht Ihren Anforderungen entsprechen.
Standardmäßig ist hier der Bericht mit der ID 70322078 - NCP Exports AVIS eingetragen.
Berichtsbezeichnung Avis
Gibt den Namen des Berichts an, der gedruckt wird, wenn Sie das Aviso drucken.
Zahlungsart
Gibt an, für welche Zahlungsart die Einstellungen gelten.
Für alle Zahlungsarten, welche zur Verfügung stehen sollen bzw. die in Verwendung sind, müssen die Einstellungen festgelegt werden.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Non-SEPA Überweisung
SEPA Überweisung
SEPA Lastschrift
Bankkontonummer
Gibt an, für welches Bankkonto die Einstellungen gelten. Die Angabe ist optional.
Wird kein Bankkonto angegeben, sind die Einstellungen allgemein bzw. für all jene Bankkonten gültig, für die keine speziellen Einstellungen existieren.
Dateiname
Gibt den Namen an, unter dem die Zahlungsdatei gespeichert werden soll.
Folgende Platzhalter können im Feld Dateiname verwendet werden:
Zeigt die maximale Zeichenanzahl des Verwendungszwecks an.
Verwendungszweck
Gibt die Struktur und Werte für den Verwendungszweck in der Zahlungsdatei an.
Folgende Platzhalter können im Feld Verwendungszweck verwendet werden:
%1 Belegart
%2 Externe Belegnummer oder Belegnr.
%3 Externe Belegnummer
%4 Belegnr.
%5 Währung
%6 Betrag
%7 Skonto
%8 Kreditoren-/Debitoren-/Mitarbeiter- Nummer
%9 Unsere Kontonummer
%10 Fibu Buch.-Blattzeile Beschreibung
%11 Belegdatum
%12 Zahlungstext (aus der Buch.-Blatt Zeile)
Hinweis
Das Feld Zahlungstext ist in den Zlg.-Ausg. und Zlg.-Eing. Buch.-Blättern nicht ersichtlich, fügen Sie das Feld über die Funktion Personalisieren der Seite hinzu um es verwenden zu können.
Tipp
Verwenden Sie eckige Klammern, z.B. [Skonto: %7], wenn Sie den Text nur ausgeben wollen wenn der Platzhalter einen Wert enthält.
Mit einer Angabe eines Zahlenwertes innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.B. %1<2> oder [Info: %10<15>], können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen.
Sammeltransaktion
Gibt an, ob bei der Erstellung der Zahlungsdatei Transaktionen zusammengefasst und somit als Sammeltransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen.
Bei der Übermittlung von Transaktionen an die Bank können diese für eine effizientere und kostensparender Verarbeitung zusammengefasst werden. Dies geschieht, indem Buchungszeilen, die dieselbe Kreditoren-, Debitoren- oder Bankkontonummer, denselben externen Bankkontocode und denselben Währungscode aufweisen, zu einer Sammeltransaktion gebündelt werden.
Es gibt jedoch bestimmte Transaktionstypen, wie Einzelüberweisungen und Überweisungen mit einer Zahlungsreferenz, die von dieser Zusammenfassung ausgenommen sind.
Auch wenn Gutschriften einen Ausgleich mit einer Belegnummer aufweisen, werden sie berücksichtigt, sofern die Sammeltransaktion einen positiven Betrag ergibt, was ebenso für Einzüge gilt.
Die Nutzung dieser Funktionalität bietet sich an, wenn beim Zahlungsvorschlag nicht die Optionen zum Summieren pro Kreditor oder Debitor gewählt werden. Wurden Buchungszeilen zu einer Sammeltransaktion zusammengefasst, erhält der resultierende Zahlungsposten ein entsprechendes Kennzeichen. Die Beschreibung des Zahlungspostens wird mit Sammeltransaktion ergänzt.
Hinweis
Die Felder für die Belegnummer und das Buchungsdatum werden nur dann ausgefüllt, wenn alle Buchungszeilen innerhalb der Sammeltransaktion übereinstimmen. Sollten jedoch Unterschiede vorliegen, bleiben diese Felder leer.
Avis immer erstellen
Gibt an, ob bei der Erstellung der Zahlungsdatei, unabhängig davon, ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll.
Felder, Avis E-Mail
Im Bereich Avis E-Mail werden die Einstellungen für den Avis E-Mail Versand konfiguriert. Wenn Sie eine Zahlungsdatei erstellt haben können Sie auf der Seite NCP Zahlungsdatei - Zusammenfassung mit der Aktion Avis E-Mail Vorschlag die Liste der möglichen Avis E-Mail erzeugen lassen. Die Parameter die Sie in diesem Abschnitt einrichten werden dabei als Standard Wert für den Versand verwendet.
Vor dem senden bearbeiten
Wenn diese Option aktiviert ist können die Avis E-Mails vor dem Senden mit dem E-Mail Editor bearbeitet werden.
Hinweis
Diese Option ist nur verfügbar wenn die Option E-Mail Features aktiv aktiviert ist.
HTML Formatiert
Mit diesem Wert wird angegeben dass die AVIS E-Mail Nachricht im HTML Format versendet werden soll.
Absender Name
Hier wird der Versender Name der AVIS E-Mail Nachricht angegeben. Dies ist auch der Name den der Empfänger des E-Mail in seinem E-Mail Programm sehen kann.
Hinweis
Diese Option ist nur verfügbar wenn die Option E-Mail Features aktiv nicht aktiviert ist.
CC E-Mail
Hier wird die CC E-Mail der AVIS E-Mail Nachricht angegeben.
BCC E-Mail
Hier wird die Versender BCC der AVIS E-Mail Nachricht angegeben.
Im Bereich Bankcodes Ressourcen werden die Quellen für den Download der Bankcodes definiert. Sie können den Download mittels unterstützten Setup starten.
EZB Bankcodes URL
Gibt die URL für den Download der Bankcodes von der Europäischen Zentral Bank an.
OENB Bankcodes URL
Gibt die URL für den Download der Bankcodes von der Österreichischen National Bank an.
DBB Bankcodes URL
Gibt die URL für den Download der Bankcodes von der Deutschen Bundes Bank an.
System, Felder
Daten löschen Datumsformel
Gibt den Zeitraum an, welcher für das Löschen der Daten über die Aktion Daten löschen verwendet werden soll.
Es können nur Daten gelöscht werden, welche mindestens 6 Monate alt sind. Ist das Feld leer, wird der Mindestzeitraum verwendet.
Archivierte Dateien gelöscht am
Zeigt das Datum an, an dem Daten löschen das letzte Mal ausgeführt wurde.
Archivierte Dateien gelöscht bis
Zeigt das Datum an, bis zu dem die archivierten Dateien aus den Clearingposten gelöscht wurden.
Aktionen
Bankkontoeinrichtung
Im Fenster NCP Bankkontoeinrichtung werden alle Bankkonten, welche im NAVAX Zahlungsverkehr benötigt werden, hinterlegt bzw. verwaltet.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Allgemein, Bankkontoeinrichtung.
Bankcodes
Im Fenster Bankcodes werden die Bankleitzahlen und die SWIFT Codes der Banken hinterlegt bzw. verwaltet.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Allgemein, Bankcodes.
XML-Schemata
XML-Schemata werden für die Erstellung von SEPA und Non-SEPA Dateien benötigt. Die Zuordnung der Schemata zu den einzelnen Bankkonten erfolgt in der Zahlungsverkehr Bankkontoeinrichtung.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Exports, XML-Schemata.
Einrichtung, Aktionen
Währungen
Über diese Aktion können die Währungen eingerichtet werden.
Avis Texte und SEPA Mandatstexte werden im Fenster NCP Zahlungsverkehr Spracheinrichtung pro Sprachcode eingerichtet bzw. hinterlegt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Exports, Spracheinrichtung.
Bankcode-URLs aktualisieren
Befüllt bzw. aktualisiert die Bankcode-URL Felder.
Es werden die aktuellsten URL's in die entsprechenden Felder eingetragen, diese Daten werden auf www.navax.app ständig aktualisiert und als Download angeboten.
System, Aktionen
NAVAX Lizenzverwaltung
Öffnet die NAVAX Lizenzverwaltung, die den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen anzeigt.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Anhang, NAVAX Lizenzverwaltung.
Avis Testnachricht senden
Damit ist es möglich, die Einstellungen der Avis E-Mail Funktionalität zu testen. Wird die Funktion aufgerufen, muss im Feld Testnachricht an die E-Mail Adresse angegeben werden, an die die Avis Testnachricht gesendet werden soll.
Daten löschen
Durch das Erstellen einer Zahlungsdatei wird ein Eintrag in den Clearingposten erstellt. Die erstellte Zahlungsdatei wird ebenfalls dort gespeichert.
Mit dieser Aktion können, falls notwendig, die archivierten Zahlungsdateien aus den Clearingposten entfernt werden.
Hinweis
Die Dateien können danach nicht mehr exportiert werden.
Einrichtung, Allgemein, Bankkontoeinrichtung Im Fenster NCP Bankkontoeinrichtung werden alle Bankkonten, welche für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit der NAVAX Zahlungsverkehr Erweiterung benötigt werden, hinterlegt bzw. verwaltet. Hier können Sie neue Bankkonten hinzufügen, bestehende Konten bearbeiten oder entfernen sowie wichtige Kontodaten aktualisieren. Die Übersicht bietet Ihnen eine klare und strukturierte Darstellung aller relevanten Bankinformationen, um den Zahlungsverkehr effizient und transparent zu gestalten...
Einrichtung, Allgemein, Bankcodes Im Fenster Bankcodes können Sie die Bankcodes verwalten. Sie haben die Möglichkeit Bankcodes einfach und bequem von 3 Bankinstituten zu importieren...
Einrichtung, Exports, XML-Schemata Die EU und das EPC (European Payments Council) sind darauf bedacht, dass das XML Format als Standard im europäischen Zahlungsverkehr eingesetzt wird. Vorerst gilt die Bestrebung, die zahlreichen unterschiedlichen nationalen Varianten der Zahlungsverkehrsprodukte zu minimieren und schließlich vollständig abzuschaffen. Das XML Format soll sämtliche andere Formate ersetzen, um die Bearbeitung von Transaktionen europaweit auf einer technischen Ebene zu vereinheitlichen. Dieses Format soll sowohl im Zwischenbankbereich als auch von Kunden als Standard eingeführt und akzeptiert werden...
Einrichtung, Exports, Spracheinrichtung Alle notwendigen Einrichtungen für die einzelnen Sprachcodes werden hier eingerichtet. Auch die Avis Texte und die SEPA Mandatstexte können hier hinterlegt bzw. eingerichtet werden...
Aufgaben, Exports, Avis E-Mail Vorschlag Mit einem Avis können Sie nach dem Erstellen der Zahlungsdatei dokumentieren, welche offenen Posten Sie mit der Zahlungsdatei bezahlen bzw. einziehen möchten. Ein Avis ist (besonders bei Sammelüberweisungen) hilfreich, um dem Empfänger die Zuordnung der Zahlungen zu erleichtern...
Anhang, NAVAX Lizenzverwaltung Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen NAVAX Lizenzübersicht oder NCEX Lizenzübersicht) zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an...