In der Tabelle "Benutzerabwesenheiten" wird geprüft, ob es für den ausgewählten Benutzer im Zeitraum einen Vertreter gibt (d.h. am ERSTEN Tag der Abwesenheit, wenn dieser Tag in der Zukunft liegt ODER HEUTE, wenn der erste Tag der Abwesenheit in der Vergangenheit liegt). Wird ein Vertreter eingegeben, wird geprüft, ob dieser Vertreter im gewählten Zeitraum verfügbar oder abwesend ist. Ist der Benutzer zur gleichen Zeit abwesend, wird geprüft, ob der eingetragene Vertreter anwesend ist.
Ist der Vertreter nicht verfügbar, wird nur eine Warnung, aber keine Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn eine Benutzergruppe ein Vertreter ist und in dieser Gruppe auch die Genehmigungsmethode eins gewählt wurde, dann gilt >0, d.h. es muss mindestens einer aus dieser Gruppe anwesend sein. Wurde die Genehmigungsmethode alle gewählt, müssen alle Benutzer der vertretenden Benutzergruppe anwesend sein.
Kann im Delegationsprozess kein Vertreter gefunden werden, bleibt der Berechtigungseintrag beim ursprünglichen Berechtigungsbenutzer und es wird eine Warnung angezeigt.