Die Job PL Integration Extended Approval App ist darauf ausgelegt, die standardmäßigen Genehmigungs-Workflow-Funktionen von Business Central zu erweitern, um Budgetanpassungen im Projektmanagement zu unterstützen. Durch die Integration von Genehmigungsprozessen, die denen in Verkaufs- und Einkaufsdokumenten ähneln, bietet diese App einen strukturierten, effizienten und transparenten Mechanismus zur Verwaltung von Budgetverschiebungen.
Hauptfunktionen
Genehmigungsprozess für Budgetanpassungen:
Löst automatisch einen Genehmigungs-Workflow aus, wenn eine Budgetverschiebung oder -anpassung vorgenommen wird.
Budgetänderungen durchlaufen spezifische Genehmigungsstatus: Genehmigung ausstehend, freigegeben und übertragen nach erfolgreicher Genehmigung.
Der Genehmigungsprozess stellt sicher, dass jede Änderung des Projektbudgets vor der endgültigen Genehmigung überprüft und bestätigt wird.
Neue Felder und Statusoptionen:
Die App führt neue Felder in der Budgetanpassungskarte ein, um wichtige Informationen wie den Workflow-Typ, den Workflow-Code und den zugewiesenen Benutzer zu erfassen.
Neue Statusoptionen (Genehmigung ausstehend, freigegeben) werden hinzugefügt, um die Genehmigungsphasen der Budgetanpassungen besser zu verfolgen.
Genehmigungs-Workflow-Integration:
Diese App nutzt die bestehenden Workflows von Business Central, um Benutzern zu ermöglichen, Genehmigungsanfragen direkt von der Budgetanpassungskarte aus zu senden oder zu stornieren.
Die Anpassung imitiert standardmäßige Workflows, die für Verkaufs- und Einkaufsdokumente verwendet werden, und bietet den Benutzern eine vertraute Oberfläche.
Sie können Genehmigungsaufgaben direkt im Aktionsmenü genehmigen, ablehnen oder delegieren, das nun zusätzliche Aktionen im Zusammenhang mit Budgetanpassungen enthält.
Factbox und Aktionstabs:
Die App fügt eine Factbox hinzu, um Mitglieder der Benutzergruppe für Genehmigungen anzuzeigen.
Ein neuer Aktionstab, speziell für Genehmigungen, ermöglicht es Benutzern, Genehmigungsanfragen zu senden und zu stornieren, Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen und Genehmigungsprotokolle einzusehen.
Integration mit anderen Modulen:
Die App integriert sich in bestehende Projektmanagementmodule und stellt sicher, dass Budgetverschiebungen zwischen Projekten in allen relevanten Bereichen widergespiegelt werden.
Nach erfolgreicher Genehmigung und Übertragung aktualisiert die App das Budget automatisch im System, was manuelle Fehler reduziert und Konsistenz sicherstellt.
Verwendung der App
Einrichtung des Genehmigungs-Workflows:
Genehmigungs-Workflows für Budgetanpassungen können durch den Administrator erstellt werden, indem in den Workflow-Vorlagen navigiert und die Genehmigungskette speziell für Budgetanpassungs-Header konfiguriert wird.
Die Genehmigungslogik, die bei Verkaufs- oder Einkaufs-Workflows angewendet wird, kann für Budgetanpassungen unter Verwendung der angepassten Workflow-Vorlage eingesetzt werden.
Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Funktionsweise der Job PL Integration Extended Approval App sollten die Workflow-Parameter im Projekte Setup korrekt konfiguriert werden.
Erstellen und Senden von Budgetanpassungsanfragen:
Wenn ein Projekt eine Budgetanpassung erfordert, wird ein neuer Budgetanpassungseintrag erstellt.
Der Benutzer füllt die erforderlichen Felder wie das Projekt, den Anpassungsbetrag und den Workflow für den Genehmigungsprozess aus.
Sobald die Änderung eingereicht wurde, setzt die App den Status automatisch auf Genehmigung ausstehend und leitet die Genehmigungsanfrage an die entsprechenden Genehmiger weiter.
Genehmigungsprozess:
Genehmiger erhalten Benachrichtigungen über ausstehende Budgetanpassungsanfragen. Sie können die Anfragedetails direkt in der Budgetanpassungskarte überprüfen und die Anfrage entweder genehmigen, ablehnen oder delegieren.
Nach erfolgreicher Genehmigung wird der Status der Budgetanpassung auf freigegeben und schließlich auf übertragen aktualisiert, sobald das Budget im System erfolgreich angepasst wurde.
Überwachung der Genehmigungen:
Benutzer können den Status ihrer Budgetanpassungsanfragen über die Genehmigungseinträge und die Factbox überwachen, die alle ausstehenden und abgeschlossenen Genehmigungs-Workflows anzeigen.
Abschluss der Budgetverschiebungen:
Nach der Genehmigung überträgt das System das Budget automatisch auf das vorgesehene Projekt und markiert die Änderung als erfolgreich abgeschlossen.
Benutzer können die Budgetanpassungen überprüfen und sicherstellen, dass sie mit dem Gesamtprojektplan übereinstimmen.
