Optimiert den Einkaufsrechnungsprozess mit automatisiertem Bestellableich & verbessertem Status-Management.
AppSource-Name: NAVAX Automatic Order Matching
Handbuch
Erstellungsdatum: 2024/10/22 Die aktuelle Version dieses Handbuchs finden Sie unter:
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Allgemein
NAVAX Automatischer Bestellabgleich Der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich (NAVAX Automated Order Match) erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um automatisierten Bestellabgleich und verbesserten Statusmanagement im Einkaufsrechnungsprozess...
Arbeiten mit der App
Automatischer Bestellabgleich Mit dieser App kann ein automatischer Bestellabgleich ausgeführt werden, und somit der Einkaufsrechnungsprozess optimiert werden...
Einrichtung
NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung Hier werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben für NAVAX Autom. Bestellabgleich festgelegt...
Anhang
NAVAX Lizenzverwaltung Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen NAVAX Lizenzübersicht oder NCEX Lizenzübersicht) zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an...
Der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich (NAVAX Automated Order Match) erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um automatisierten Bestellabgleich und verbesserten Statusmanagement im Einkaufsrechnungsprozess.
Navigation
Felder, Aktionen, Seiten und Berichte, die aus der Erweiterung NAVAX Automatisierter Bestellabgleich stammen, sind durch das Kürzel NCAOM gekennzeichnet. Durch diese zusätzliche Kennzeichnung können sie eindeutig von anderen Erweiterungen (die ähnliche Namen und Bezeichnungen verwenden können) unterschieden werden.
Die Suchbegriffe "nvxaom", "ncaom" und "navax" werden auch von "Wie möchten Sie weiter verfahren" erkannt. Dadurch kann sehr schnell auf die einzelnen Bereiche der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich zugegriffen werden.
Hinweis
Die NAVAX Automatisierter Bestellabgleich wurden mit dem Präfix NCAOM bzw. NVXAOM entwickelt.
NCAOM bzw. NVXAOM steht für NAVAX Consulting bzw. NAVAXAutomated Order Match.
Berechtigungssätze
Für NAVAX Automatisierter Bestellabgleich stehen folgende Berechtigungssätze zur Verfügung:
Name
Beschreibung
NVXAOM
NAVAX Autom. Bestellabgleich
Diese Berechtigungen benötigen Sie, um den NAVAX Automatisierter Bestellabgleich zu benutzen.
Docs / NAVAX Automatisierter Bestellabgleich / Arbeiten mit der App Einkaufsrechnung erfassen mit automatisiertem Bestellabgleich
Mit dieser App kann ein automatischer Bestellabgleich ausgeführt werden, und somit der Einkaufsrechnungsprozess optimiert werden.
Es wird die Bestellnummer sowie der Gesamtwert der übermittelter Rechnung vom Kreditor in der Einkaufsrechnung erfasst werden. Business Central führt dann automatisch für einen definierten Zeitraum die Funktion „Lieferzeilen holen“ aus und prüft regelmäßig ob es Lieferzeilen zu dieser Bestellung gibt, fügt diese in die Einkaufsrechnung ein, und vergleicht die Werte und setzt den entsprechenden Status.
Sofern gewünscht, kann nach erfolgreichem Abgleich automatisch eine Workflowanfrage verschickt werden.
Bestellabgleich anstoßen
Legen Sie eine neue Einkaufsrechnung an, wählen Sie den Kreditor aus und erfassen Sie die Kred.-Rechnungsnr. Der Detailstatus springt automatisch auf den Status Einkaufsrechnung erstellt.
Erfassen Sie anschließend die Einkaufsbestellnummer(n) Im Feld Einkaufsbestellung (Kreditor) sowie die Beträge der übermittelten Rechnung in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Führen Sie dann die Aktion Bestellabgleich aus, um den Prozess anzustoßen. Der Detailstatus springt automatisch auf den Status Bestellabgleich in Ausführung.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich in Ausführung
In diesem Status prüft Business Central regelmäßig - lt. eingerichtetem Aufgabenwarteschlangenposten siehe dazu Einrichtung – ob es neue Lieferzeilen zu der bzw. den erfassten Einkaufsbestellungen gibt.
Diese Aktion wird so lange ausgeführt, bis entweder die in der lt. NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierte Zeitüberschreitung erreicht wird, der Bestellabgleich erfolgreich ausgeführt werden kann oder der Bestellabgleich fehlschlägt.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich erfolgreich
Dieser Status wird dann erreicht, wenn der Wert der gebuchten Lieferzeilen – unter Berücksichtigung der NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierten Toleranzgrenze – mit dem in den Feldern Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor) übereinstimmt.
Der Standard Rechnungsstatus ändert sich – je nach Einrichtung und ob ein Workflow aktiviert ist und Automatisches genehmigen aktiviert ist auf Genehmigung ausständig bzw. freigegeben.
Wichtig
Sie können in der Kreditoren & Einkauf Einr. Die Hintergrundbuchung aktivieren und den zugehörigen Aufgabenwarteschlangenposten einrichten, wenn Sie möchten, dass Business Central freigegebene Einkaufsrechnungen automatisch bucht.
Bestellabgleich Zeitüberschreitung
Dieser Status wird dann erreicht, wenn nach dem im NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierten Zeitraum der Wert der Lieferzeilen geringer ist als die Werte der in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Es sind also im definierten Zeitraum weniger Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich fehlgeschlagen
Dieser Status wird dann erreicht, wenn der Wert Lieferzeilen größer ist als der Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Es sind also mehr Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat.
Dieser Status wird zusätzlich dann erreicht, wenn Lieferzeilen geringer ist als die Werte der in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor) ABER die Bestellung vollständig geliefert wurde.
Es sind also weniger Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat ABER es können keine zusätzlichen Lieferungen mehr gebucht werden, da die Bestellung voll erfüllt wurde.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Genehmigung anfordern
Sofern Sie in der NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung das Feld Automatisches genehmigen aktiviert haben, schickt Business Central automatisch die Genehmigungsanforderung, sobald der Status Bestellabgleich erfolgreich erreicht wurde.
Für die Anforderung wird der Benutzer des Aufgabenwarteschlangenpostens verwendet. Dies ist bei der Einrichtung des Workflows zu beachten – v.a. wenn im Workflow die Einschränkungsart Direkter Genehmiger, Genehmiger-Kette bzw. Erster qualifizierter Genehmiger verwendet wird.
Der Detailstatus sowie der Standard Rechnungsstatus springen auf Genehmigung ausstehend
Genehmigungsanforderung abgelehnt
Dieser Status wird dann erreicht, wenn einer der Genehmiger die Genehmigungsanforderung ablehnt.
Der Rechnungsstatus springt auf den Status Offen.
Genehmigungsanforderung genehmigt
Dieser Status wird dann erreicht, wenn alle Genehmiger die die Anforderung genehmigt haben.
Der Standard Rechnungsstatus springt auf den Status Freigegeben.
Wichtig
Sie können in der Kreditoren & Einkauf Einr. Die Hintergrundbuchung aktivieren und den zugehörigen Aufgabenwarteschlangenposten einrichten, wenn Sie möchten, dass Business Central freigegebene Einkaufsrechnungen automatisch bucht.
Genehmigungsanforderung zurückgezogen
Dieser Status wird dann erreicht, wenn die Genehmigungsanforderung zurückgezogen wird.
Der Rechnungsstatus springt auf den Status Offen.
Hier werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben für NAVAX Autom. Bestellabgleich festgelegt.
Allgemein, Felder
Automatischer Bestellabgleich aktivieren
Aktiviert den automatischen Bestellabgleich. Die dazugehörigen Felder werden in der Einkaufsrechnung sichtbar. Ein Aufgabenwarteschlangenposten wird für den periodischen Bestellabgleich angelegt.
Automatisches genehmigen
Gibt an, ob Einkaufsrechnungen automatisch in den Genehmigungsworkflow gesendet, sobald der Bestellabgleich erfolgreich abgeschlossen wurde.
Bestellabgleich Toleranz (%)
Definiert die zulässige Wertdifferenz zwischen Einkaufsbestellung und Einkaufsrechnung (%)
Automatischer Bestellabgleich Fehler nach (Tage)
Legt fest, wie lange sich eine Eingangsrechnung im Status „Bestellabgleich in Ausführung“ befinden kann, bis der Status automatisch in „Bestellabgleich Zeitüberschreibung“ wechselt.
Damit der automatische Bestellabgleich ausgeführt werden kann, muss in NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung muss die Funktion mithilfe von Bestellabgleich aktiviert aktiviert werden.
Dadurch werden folgende Felder in der Einkaufsrechnung automatisch eingeblendet:
Einkaufsbestellung (Kreditor)
Summe exkl. MwSt (Kreditor)
MwSt (Kreditor)
Summe inkl. MwSt (Kreditor)
Detailstatus
Außerdem wird der Aufgabenwarteschlangenposten 70161700 / Bestellabgleich durchführen angelegt und aktiviert.
Der Aufgabenwarteschlangenposten wird als Wiederkehrende Aufgabe erstellt und startet täglich um 02:00:00 Uhr.
Wichtig
Der Aufgabenwarteschlangenposten wird mit dem Benutzer erstellt, der den Bestellabgleich aktiviert. Dieser Benutzer benötigt die Berechtigung die Funktion Lieferzeilen holen sowie Genehmigungsanforderung senden auszuführen.
Es kann außerdem definiert werden, ob die Genehmigungsanforderung nach erfolgreichem Bestellabgleich automatisch angefordert werden soll, wie lange der Bestellabgleich ausgeführt werden soll bevor die Detailstatus auf Bestellabgleich Zeitüberschreitung gestellt wird und wie groß die Differenz in % zwischen einer Einkaufsrechnung und einer Einkaufsbestellung sein darf.
Aktionen
NAVAX Lizenzübersicht
Öffnet die NAVAX Lizenzübersicht, die den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen anzeigt.
Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen "NAVAX Lizenzübersicht" oder "NCEX Lizenzübersicht") zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an.
Felder
Name
Zeigt den Namen der Erweiterung an.
Lizenzstatus
Zeigt den aktuellen Lizenzstatus der Erweiterung an.
Seriennr.
Zeigt die Seriennr. der Erweiterung an.
Version
Zeigt die aktuell installierte Version der Erweiterung an.
Testversion
Eine NAVAX-Erweiterung kann nach der Installation 30 Tage lang kostenlos getestet bzw. genutzt werden. Danach kann die Erweiterung nur mehr mit einer gültigen Lizenz verwendet werden.
Lizenz beantragen
Die Lizenz kann über die Aktion Aktueller Status beantragt bzw. überprüft werden. Dabei wird ein Fenster geöffnet.
Das nachfolgende Beispiel zeigt die NAVAX-Erweiterung Excel Report Builder.
Füllen Sie die Felder im Fenster aus und klicken Sie anschließend auf Lizenzanfrage senden.
Beachten Sie, dass der Lizenzierungsprozess einige Zeit dauern kann.
In den nächsten Tagen erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.
Hinweis
Für die Lizenzierung, den Aufruf der Onlinehilfe und das Ausführen einiger Aktionen muss der Zugriff auf https://www.navax.app erlaubt sein.
Public IP von www.navax.app für die Freischaltung an der Firewall: 94.136.22.236, Port: TCP/443
Prüfung der Verbindung zu https://www.navax.app mittels PS: Test-NetConnection navax.app -port 443 (PS muss mit dem M-Tier Service-User ausgeführt werden)
Lizenz aktivieren/aktualisieren
Sobald die Lizenzierung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail und die Lizenz kann über die Aktion Lizenz aktualisieren aktiviert werden.
Die Lizenz ist mandantenunabhängig. Es spielt also keine Rolle in welchem Mandanten die Aktion aufgerufen wird.
Hinweis
Die Lizenz muss einmal im Jahr über die Aktion Lizenz aktualisieren aktualisiert werden.
Die Aktualisierung ist erst innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Lizenz (oder danach) möglich bzw. notwendig. Innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Lizenz werden Hinweise angezeigt.
Ist die Automatische Lizenzverlängerung aktiviert, wird die Aktion Lizenz aktualisieren automatisch aufgerufen, bevor die Lizenz abläuft. Beachten Sie, dass die Einstellung erst aktiv ist, nachdem die Lizenz über die Aktion aktiviert wurde.
Über diese Aktion kann für die Erweiterung die Bewertungen-Seite der Microsoft AppSource geöffnet werden.
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie hier Ihre Bewertung abgeben und uns über Ihre Erfahrungen mit der Erweiterung berichten.
Folgende Granules werden bei einer On-Premises Installation benötigt:
1010860 Extension Base by NAVAX
Externe Adressen
https://www.navax.app
Für die Lizenzierung, den Aufruf der Onlinehilfe und das Ausführen einiger Aktionen muss der Zugriff auf https://www.navax.app erlaubt sein.
Public IP von www.navax.app für die Freischaltung an der Firewall: 94.136.22.236, Port: TCP/443
Prüfung der Verbindung zu https://www.navax.app mittels PS: Test-NetConnection navax.app -port 443 (PS muss mit dem M-Tier Service-User ausgeführt werden)
Möchten Sie wissen, was sich in der Erweiterung geändert hat? Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die neuen Funktionen und Änderungen, die in den Updates vorgenommen wurden.
Füllen Sie die Felder im Fenster aus und klicken Sie anschließend auf Lizenzanfrage senden.
Beachten Sie, dass der Lizenzierungsprozess einige Zeit dauern kann.
In den nächsten Tagen erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.
