Optimiert den Einkaufsrechnungsprozess mit automatisiertem Bestellableich & verbessertem Status-Management.
Aktuelle Version: 22.1.0.2ab Business Central 22. AppSource-Name: NAVAX Automatic Order Matching
Handbuch
Erstellungsdatum: 2024/11/22 Die aktuelle Version dieses Handbuchs finden Sie unter:
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Allgemein
NAVAX Automatisierter Bestellabgleich
Arbeiten mit der App
Automatisierter Bestellabgleich
Einrichtung
Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung Bevor der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich (NAVAX Automatic Order Matching) verwendet werden kann, muss dessen grundlegende Funktionalität eingerichtet werden...
Anhang
NAVAX Lizenzverwaltung Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen NAVAX Lizenzübersicht oder NCEX Lizenzübersicht) zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an...
Der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich (NAVAX Automatic Order Matching) optimiert den Einkaufsrechnungsprozess durch einen automatisierten Abgleich von Einkaufsrechnung zu Einkaufsbestellung. Dadurch wird nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch damit verbundenen Fehler erheblich reduziert. Da diese Lösung sicherstellt, dass Bestellungen und Rechnungen genau abgeglichen werden, steigert sie die betriebliche Effizienz, beschleunigt die Zahlungszyklen und verbessert die finanzielle Genauigkeit. Die automatischen Genehmigungs- und Buchungsfunktionen ermöglichen es Unternehmen, sich auf strategische Themen statt auf administrative Routineaufgaben zu konzentrieren.
Hauptfunktionen:
Automatisierter Bestellabgleich: gleicht Rechnungsbeträge effizient mit den Wareneingängen ab und verringert so Diskrepanzen.
Automatisierte Genehmigungsanfragen: Löst Genehmigungsprozesse aus, sobald die Rechnungswerte übereinstimmen, und beschleunigt so die Arbeitsabläufe.
Detaillierte Rechnungsstatus-Updates: Der detaillierte Rechnungsstatus liefert jederzeit genaue Informationen darüber, in welchem Prozessschritt sich die Rechnung befindet
Navigation
Felder, Aktionen, Seiten und Berichte, die aus der Erweiterung NAVAX Automatisierter Bestellabgleich stammen, sind durch das Kürzel NCAOM gekennzeichnet.
Die Suchbegriffe "nvxaom", "ncaom" und "navax" werden auch von "Wie möchten Sie weiter verfahren" erkannt. Dadurch kann sehr schnell auf die einzelnen Bereiche der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich zugegriffen werden.
Hinweis
Der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich wurden mit dem Präfix NCAOM bzw. NVXAOM entwickelt.
NCAOM bzw. NVXAOM steht für NAVAX Consulting bzw. NAVAXAutomatic Order Matching.
Berechtigungssätze
Für NAVAX Automatisierter Bestellabgleich stehen folgende Berechtigungssätze zur Verfügung:
Name
Beschreibung
NVXAOM
NAVAX Autom. Bestellabgleich
Diese Berechtigungen benötigen Sie, um den NAVAX Automatisierter Bestellabgleich zu benutzen.
NVXAOM, SETUP
NAVAX Autom. Bestellabgl. einr.
Diese Berechtigungen benötigen Sie, um der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich einzurichten.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einrichtung, Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung.
Docs / NAVAX Automatisierter Bestellabgleich / Arbeiten mit der App Einkaufsrechnung erfassen mit automatisiertem Bestellabgleich
Mit dieser App kann ein automatisierter Bestellabgleich ausgeführt, und somit der Einkaufsrechnungsprozess optimiert werden.
Es wird die Bestellnummer sowie der Gesamtwert der vom Kreditor übermittelter Rechnung in der Einkaufsrechnung erfasst. Business Central führt dann automatisch - für einen definierten Zeitraum - die Funktion „Lieferzeilen holen“ aus. Dadurch werden alle gelieferten Bestellzeilen automatisch in die Einkaufsrechnung übernommen und der Wert der Lieferzeilen mit dem erfassten Wert der Einkaufsrechnung verglichen.
Sobald die Werte übereinstimmen, kann automatisch eine Genehmigungsanforderung versendet werden. Mithilfe der StandardAktionalität „Hintergrundbuchung“ können freigegebene Einkaufsrechnungen zusätzlich automatisiert gebucht werden.
Dadurch kann der manuelle Aufwand der Eingangsrechnungserfassung und -verbuchung signifikant reduziert werden.
Zusätzlich gibt NAVAX Automatisierter Bestellabgleich mithilfe des Detailstatus Auskunft darüber, in welchem Status und somit Prozessschritt sich die Einkaufsrechnung befindet.
Tipp
Für einen voll-automatisierten Einkaufsprozess können Sie die KI-unterstützte Texterkennung von Finmatics Autonomous Accounting verwenden. Die Anlage der Einkaufsrechnung, inkl. Befüllung der neuen Felder für den Bestellabgleich, übernimmt dann die künstliche Intelligenz für Sie.
Bestellabgleich anstoßen
Legen Sie eine neue Einkaufsrechnung an, wählen Sie den Kreditor aus und erfassen Sie die Kred.-Rechnungsnr. Der Detailstatus springt automatisch auf den Status Einkaufsrechnung erstellt.
Erfassen Sie anschließend die Einkaufsbestellnummer(n) Im Feld Einkaufsbestellung (Kreditor).
Falls mehrere Einkaufsbestellungen in einer Rechnung fakturiert werden, werden die einzelnen Bestellnummern durch „|“ getrennt.
Erfassen Sie die Beträge der übermittelten Rechnung in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Führen Sie dann die Aktion Bestellabgleich am Einkaufsrechnungskopf aus, um den Prozess anzustoßen. Business Central führt dann die Funktion „Lieferzeilen holen“ aus und übernimmt alle gebuchten Einkaufszeilen in die Einkaufsrechnung.
Der Detailstatus springt automatisch auf den Status Bestellabgleich in Ausführung.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich in Ausführung
In diesem Status prüft Business Central regelmäßig - lt. eingerichtetem Aufgabenwarteschlangenposten siehe dazu Einrichtung – ob es neue Lieferzeilen zu der bzw. den erfassten Einkaufsbestellungen gibt und überniummt diese automatisch in die Einkaufsrechnung.
Diese Aktion wird so lange ausgeführt, bis entweder die in der lt. NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierte Zeitüberschreitung erreicht wird, der Bestellabgleich erfolgreich ausgeführt werden kann oder der Bestellabgleich fehlschlägt.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich erfolgreich
Dieser Status wird dann erreicht, wenn der Wert der gebuchten Lieferzeilen – unter Berücksichtigung der NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierten Toleranzgrenze – mit dem in den Feldern Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor) übereinstimmt.
Der Standard Rechnungsstatus ändert sich – je nach Einrichtung und ob ein Workflow aktiviert ist und Automatisches genehmigen aktiviert ist auf Genehmigung ausständig bzw. freigegeben.
Wichtig
Sie können in der Kreditoren & Einkauf Einr. Die Hintergrundbuchung aktivieren und den zugehörigen Aufgabenwarteschlangenposten einrichten, wenn Sie möchten, dass Business Central freigegebene Einkaufsrechnungen automatisch bucht.
Bestellabgleich Zeitüberschreitung
Dieser Status wird dann erreicht, wenn nach dem im NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung definierten Zeitraum der Wert der Lieferzeilen geringer ist als die Werte der in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Es sind also im definierten Zeitraum weniger Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Bestellabgleich fehlgeschlagen
Dieser Status wird dann erreicht, wenn der Wert Lieferzeilen größer ist als der Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor).
Es sind also mehr Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat.
Dieser Status wird zusätzlich dann erreicht, wenn der Wert der Lieferzeilen geringer ist als die Werte der in den Felder Summe exkl. MwSt (Kreditor), MwSt (Kreditor), Summe inkl. MwSt (Kreditor) ABER die Bestellung vollständig geliefert wurde.
Es sind also weniger Waren eingegangen, als der Lieferant verrechnet hat ABER es können keine zusätzlichen Lieferungen mehr gebucht werden, da die Bestellung voll geliefert wurde.
Der Rechnungsstatus bleibt im Status Offen.
Genehmigung anfordern
Sofern Sie in der NCAOM Automatisierter Bestellabgleich Einrichtung das Feld Automatisches genehmigen aktiviert haben, schickt Business Central automatisch die Genehmigungsanforderung, sobald der Status Bestellabgleich erfolgreich erreicht wurde.
Für die Anforderung wird der Benutzer des Aufgabenwarteschlangenpostens verwendet. Dies ist bei der Einrichtung des Workflows zu beachten – v.a. wenn im Workflow die Einschränkungsart Direkter Genehmiger, Genehmiger-Kette bzw. Erster qualifizierter Genehmiger verwendet wird.
Der Detailstatus sowie der Standard Rechnungsstatus ändern sich auf Genehmigung ausstehend
Genehmigungsanforderung abgelehnt
Dieser Status wird dann erreicht, wenn einer der Genehmiger die Genehmigungsanforderung ablehnt.
Der Rechnungsstatus springt auf den Status Offen.
Genehmigungsanforderung genehmigt
Dieser Status wird dann erreicht, wenn alle Genehmiger die die Anforderung genehmigt haben.
Der Standard Rechnungsstatus springt auf den Status Freigegeben.
Wichtig
Sie können in der Kreditoren & Einkauf Einr. Die Hintergrundbuchung aktivieren und den zugehörigen Aufgabenwarteschlangenposten einrichten, wenn Sie möchten, dass Business Central freigegebene Einkaufsrechnungen automatisch bucht.
Genehmigungsanforderung zurückgezogen
Dieser Status wird dann erreicht, wenn die Genehmigungsanforderung zurückgezogen wird.
Der Rechnungsstatus springt auf den Status Offen.
Bevor der NAVAX Automatisierter Bestellabgleich (NAVAX Automatic Order Matching) verwendet werden kann, muss dessen grundlegende Funktionalität eingerichtet werden.
Auf der Seite NAVAX Autom. Bestellabgleich Einrichtung werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben festgelegt.
Allgemein, Felder
Automatisierter Bestellabgleich aktivieren
Aktiviert den automatischen Bestellabgleich. Die dazugehörigen Felder werden in der Einkaufsrechnung sichtbar. Ein Aufgabenwarteschlangenposten wird für den periodischen Bestellabgleich angelegt.
Automatisches genehmigen
Gibt an, ob Einkaufsrechnungen automatisch in den Genehmigungsworkflow gesendet werden, sobald der Bestellabgleich erfolgreich abgeschlossen wurde.
Bestellabgleich Toleranz (%)
Definiert die zulässige Wertdifferenz zwischen Einkaufsbestellung und Einkaufsrechnung (%)
Automatischer Bestellabgleich Fehler nach (Tage)
Legt fest, wie lange sich eine Eingangsrechnung im Status „Bestellabgleich in Ausführung“ befinden kann, bis der Status automatisch in „Bestellabgleich Zeitüberschreibung“ wechselt.
Damit der automatische Bestellabgleich ausgeführt werden kann, muss das Feld Automatisierter Bestellabgleich aktivieren gesetzt werden.
Dadurch werden folgende Felder in der Einkaufsrechnung automatisch eingeblendet:
Einkaufsbestellung (Kreditor)
Summe exkl. MwSt (Kreditor)
MwSt (Kreditor)
Summe inkl. MwSt (Kreditor)
Detailstatus
Außerdem wird der Aufgabenwarteschlangenposten 70161700 / Bestellabgleich durchführen angelegt und aktiviert.
Der Aufgabenwarteschlangenposten wird als Wiederkehrende Aufgabe erstellt und startet täglich um 02:00:00 Uhr. Sie können die Startzeit anpassen, um Überschneidungen mit bereits bestehenden Aufgabenwarteschlangenposten zu vermeiden.
Wichtig
Der Aufgabenwarteschlangenposten wird mit jenem Benutzer erstellt, der den Bestellabgleich aktiviert. Dieser Benutzer benötigt die Berechtigungen für die Funktionen Lieferzeilen holen sowie Genehmigungsanforderung senden.
Es kann außerdem definiert werden, ob die Genehmigungsanforderung nach erfolgreichem Bestellabgleich automatisch angefordert werden soll, wie lange der Bestellabgleich ausgeführt werden soll bevor die Detailstatus auf Bestellabgleich Zeitüberschreitung gestellt wird und wie groß die Differenz in % zwischen einer Einkaufsrechnung und einer Einkaufsbestellung sein darf.
Automatisiertes genehmigen
Mithilfe dem Feld Automatisches genehmigen können Sie steuern, ob bei erfolgreich ausgeführtem Bestellabgleich automatisch eine Genehmigungsanforderung versendet werden soll.
Wenn Sie dieses Feld nicht aktivieren, bleibt die Einkaufsrechnung nach erfolgreich ausgeführtem Bestellabgleich im Status Offen bzw. wird direkt Freigegeben, sofern kein Genehmigungsworkflow aktiviert ist.
Bestellabgleich Zeitüberschreitung
Definieren Sie, wie lange Business Central die Aktion Lieferzeilen holen ausführen soll, bevor der Detailstatus automatisch auf Bestellabgleich Zeitüberschreitung gesetzt wird.
Bestellabgleich Toleranz (%)
Definieren Sie, wie hoch die Differenz in Prozent (%) zwischen den Werten der Einkaufsbestellung/en und der Einkaufsrechnung sein darf.
Diese Differenz bezieht sich auf den Inhalt der Felder
Summe exkl. MwSt (Kreditor)
MwSt (Kreditor)
Summe inkl. MwSt (Kreditor)
Sobald in einem der Felder die Differenz überschritten wird, kann der Bestellabgleich nicht erfolgreich abgeschlossen werden.
Aktionen
NAVAX Lizenzübersicht
Öffnet die NAVAX Lizenzübersicht, die den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen anzeigt.
Die Seite NAVAX Lizenzverwaltung (in älteren Versionen "NAVAX Lizenzübersicht" oder "NCEX Lizenzübersicht") zeigt den aktuellen Lizenzstatus der NAVAX-Erweiterungen an.
Felder
Name
Zeigt den Namen der Erweiterung an.
Lizenzstatus
Zeigt den aktuellen Lizenzstatus der Erweiterung an.
Seriennr.
Zeigt die Seriennr. der Erweiterung an.
Version
Zeigt die aktuell installierte Version der Erweiterung an.
Testversion
Eine NAVAX-Erweiterung kann nach der Installation 30 Tage lang kostenlos getestet bzw. genutzt werden. Danach kann die Erweiterung nur mehr mit einer gültigen Lizenz verwendet werden.
Lizenz beantragen
Die Lizenz kann über die Aktion Aktueller Status beantragt bzw. überprüft werden. Dabei wird ein Fenster geöffnet.
Das nachfolgende Beispiel zeigt die NAVAX-Erweiterung Excel Report Builder.
Füllen Sie die Felder im Fenster aus und klicken Sie anschließend auf Lizenzanfrage senden.
Beachten Sie, dass der Lizenzierungsprozess einige Zeit dauern kann.
In den nächsten Tagen erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.
Hinweis
Für die Lizenzierung, den Aufruf der Onlinehilfe und das Ausführen einiger Aktionen muss der Zugriff auf https://www.navax.app erlaubt sein.
Public IP von www.navax.app für die Freischaltung an der Firewall: 94.136.22.236, Port: TCP/443
Prüfung der Verbindung zu https://www.navax.app mittels PS: Test-NetConnection navax.app -port 443 (PS muss mit dem M-Tier Service-User ausgeführt werden)
CRL-Server Zusätzlich müssen für die Zertifikatsprüfung auch folgende CRL-Server erreichbar sein: https://certificates.godaddy.com/* http://crl.godaddy.com/* oder deren IP: 192.124.249.36
Lizenz aktivieren/aktualisieren
Sobald die Lizenzierung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail und die Lizenz kann über die Aktion Lizenz aktualisieren aktiviert werden.
Die Lizenz ist mandantenunabhängig. Es spielt also keine Rolle in welchem Mandanten die Aktion aufgerufen wird.
Hinweis
Die Lizenz muss einmal im Jahr über die Aktion Lizenz aktualisieren aktualisiert werden.
Die Aktualisierung ist erst innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Lizenz (oder danach) möglich bzw. notwendig. Innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Lizenz werden Hinweise angezeigt.
Ist die Automatische Lizenzverlängerung aktiviert, wird die Aktion Lizenz aktualisieren automatisch aufgerufen, bevor die Lizenz abläuft. Beachten Sie, dass die Einstellung erst aktiv ist, nachdem die Lizenz über die Aktion aktiviert wurde.
Über diese Aktion kann für die Erweiterung die Bewertungen-Seite der Microsoft AppSource geöffnet werden.
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie hier Ihre Bewertung abgeben und uns über Ihre Erfahrungen mit der Erweiterung berichten.
ID: 2f4cb42d-6e2a-4708-a5e2-3ec5f32f20e9
Weitere Informationen dazu finden Sie unter [Docs] NAVAX Extension Base
On-Premises
Folgende Granules werden bei einer On-Premises Installation benötigt:
1010860 Extension Base by NAVAX
Externe Adressen
https://www.navax.app
Für die Lizenzierung, den Aufruf der Onlinehilfe und das Ausführen einiger Aktionen muss der Zugriff auf https://www.navax.app erlaubt sein.
Public IP von www.navax.app für die Freischaltung an der Firewall: 94.136.22.236, Port: TCP/443
Prüfung der Verbindung zu https://www.navax.app mittels PS: Test-NetConnection navax.app -port 443 (PS muss mit dem M-Tier Service-User ausgeführt werden)
CRL-Server Zusätzlich müssen für die Zertifikatsprüfung auch folgende CRL-Server erreichbar sein: https://certificates.godaddy.com/* http://crl.godaddy.com/* oder deren IP: 192.124.249.36
Möchten Sie wissen, was sich in der Erweiterung geändert hat? Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die neuen Funktionen und Änderungen, die in den Updates vorgenommen wurden.
Version 22.1.0.2
ab Business Central 22 2024/11/04
Änderungen
Der Aufgabenwarteschlangenposten kann nun etwaige Fehler im Hintergund abfangen und fällt nicht mehr in einen Fehler-Status.
Fehlerbehebungen
Ein Fehler beim Freigeben der Rechnung wurde behoben.
NAVAX Automatisierter Bestellabgleich
Füllen Sie die Felder im Fenster aus und klicken Sie anschließend auf Lizenzanfrage senden.
Beachten Sie, dass der Lizenzierungsprozess einige Zeit dauern kann.
In den nächsten Tagen erhalten Sie eine E-Mail mit weiteren Informationen.
