Die App erweitert den Genehmigungsworkflow um flexible Rollen, Genehmiger und automatische Delegation.
Aktuelle Version: 1.1.11.0ab Business Central 23.
Handbuch
Erstellungsdatum: 2024/12/27 Die aktuelle Version dieses Handbuchs finden Sie unter:
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Allgemein
App Extended Approval Workflow Die App erweitert den Genehmigungsworkflow durch zusätzliche Funktionen zur Verwaltung von Genehmigungsadministratoren, flexibler Definition von Genehmigern und Vertretungsregelungen. Sie ermöglicht eine individuellere Anpassung von Genehmigungsprozessen und eine automatisierte Handhabung bei Abwesenheiten, wodurch die Effizienz und Flexibilität im Workflow gesteigert werden...
Einrichtung
Erweiterte Genehmigungsworkflow Einrichtung In dieser Tabelle werden die Standard-Einrichtungen für den Extended Approval Workflow durchgeführt...
Debitoren & Verkauf Einrichtung Die Seite Debitoren & Verkauf Einrichtung wurde um die folgenden Felder und Aktionen erweitert...
Kreditoren & Einkauf Einrichtung Die Seite Kreditoren & Einkauf Einrichtung wurde um die folgenden Felder und Aktionen erweitert...
Genehmigungsbenutzereinrichtung In der Genehmigungsbenutzereinrichtung wurde ein neues Feld Eingeschränkter Genehmigungsadministrator hinzugefügt. Ist diese Feld aktiv kann der Benutzer auch andere Genehmigungsprozesse auf den Belegen nachverfolgen. Er kann diese aber nicht delegieren...
Genehmigungsrolle Auf dieser Seite können Einstellungen vorgenommen werden, um die Zusammensetzung jeder Rolle zu konfigurieren. Damit ist sichergestellt, dass die Rollen individuell definiert werden können...
Genehmigungsschritte Diese Seite dient speziell der Definition von Genehmigungsschritten, also den Genehmigungsketten...
Genehmigungsrollenzuordnungen Auf dieser Seite können Sie festlegen, welche Personen (ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern) als Genehmigende für welche Rolle fungieren sollen, einschließlich der Definition für welches Unternehmen und für welchen Datensatz diese Definition gültig sein soll...
Benutzer Abwesenheiten Diese Seite ermöglicht die Definition, welcher Benutzer in welchem Zeitraum abwesend ist...
Genehmigungsvertretungen Diese Seite ermöglicht die allgemeine Definition, welcher Benutzer oder welche Workflow-Benutzergruppe einen bestimmten Benutzer ersetzt, entweder allgemein oder abhängig vom Zeitrahmen, der Genehmigungsrolle oder dem Workflow-Code...
Aufgaben
Dokumentenspezifische Genehmigungsabläufe Im BC Standard ist es nicht möglich, einen Genehmigungsworkflow einzurichten, der die erforderlichen Genehmiger direkt im Kauf-/Verkaufsdokument abruft...
Löschen von Workflow-Benutzergruppen Sobald der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, werden die zugewiesenen Workflow-Benutzergruppen automatisch gelöscht...
Neue/Vorhandene Genehmigungsposten delegieren Bei der Erstellung einer Genehmigungsanfrage mit der Standardfunktion Genehmigungsanfrage senden prüft BC, ob ein Genehmigungsbenutzer zum Zeitpunkt der Erstellung der Genehmigungsanfrage abwesend ist (aufgrund der Tabelle Benutzer Abwesenheiten). Ist dies der Fall, wird die Genehmigungsanfrage direkt an den/die Stellvertreter gemäß der Definition in Tabelle Genehmigungsvertretungen delegiert...
Genehmigungsposten zurück delegieren Die Funktion Zurück delegieren wurde auf der Seite Genehmigungsposten hinzugefügt...
Datumskontrolle Benutzerabwesenheiten In der Tabelle Benutzerabwesenheiten wird geprüft, ob es für den ausgewählten Benutzer im Zeitraum einen Vertreter gibt (d.h. am ERSTEN Tag der Abwesenheit, wenn dieser Tag in der Zukunft liegt ODER HEUTE, wenn der erste Tag der Abwesenheit in der Vergangenheit liegt). Wird ein Vertreter eingegeben, wird geprüft, ob dieser Vertreter im gewählten Zeitraum verfügbar oder abwesend ist. Ist der Benutzer zur gleichen Zeit abwesend, wird geprüft, ob der eingetragene Vertreter anwesend ist...
Erstellung von Genehmigungsposten Wenn „Genehmigungsart“ = „Benutzer“: Benutzer, der im Feld „Genehmigungscode“ des Einkaufs-/Verkaufskopfs zugewiesen wurde...
Genehmigung ablehnen Wenn ein Genehmigungsposten abgelehnt wird und in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung das Feld Genehmigungskommentar bei Ablehnung notwendig aktiviert ist muss ein Genehmigungskommentar eingegeben werden...
Genehmigungsposten genehmigen Wird ein offener Genehmigungsposten genehmigt wird die Genehmigungsmethode geprüft...
Nur Benachrichtigung senden Es ist nicht erlaubt, einen Genehmigungseintrag mit Nur Benachrichtigung = JA zu genehmigen / abzulehnen (daher darf er nicht auf der Seite Zu genehmigende Anträge angezeigt werden)...
Berichte und Analysen
Ist Abwesend setzen Der Bericht ist ein reiner Verarbeitungsbericht ohne Ausdruck...
Vorhandene Genehmigungsposten automatisch delegieren Der Bericht ist ein reiner Verarbeitungsbericht ohne Ausdruck...
Die App erweitert den Genehmigungsworkflow durch zusätzliche Funktionen zur Verwaltung von Genehmigungsadministratoren, flexibler Definition von Genehmigern und Vertretungsregelungen. Sie ermöglicht eine individuellere Anpassung von Genehmigungsprozessen und eine automatisierte Handhabung bei Abwesenheiten, wodurch die Effizienz und Flexibilität im Workflow gesteigert werden.
In der Genehmigungsbenutzereinrichtung wurde ein neues Feld Eingeschränkter Genehmigungsadministrator hinzugefügt. Ist diese Feld aktiv kann der Benutzer auch andere Genehmigungsprozesse auf den Belegen nachverfolgen. Er kann diese aber nicht delegieren.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Eingeschränkte Genehmigungsadministratoren.
Auf dieser Seite können Einstellungen vorgenommen werden, um die Zusammensetzung jeder Rolle zu konfigurieren. Damit ist sichergestellt, dass die Rollen individuell definiert werden können.
Beispiele für vorgesehene Rollen können sein:
Buchhalter
Controller
Vorstand
Etc.
Felder
Unternehmenscode
Gibt das Unternehmen an, welches am Genehmigungsverfahren beteiligt ist. Ein Mandant kann aus der Tabelle 2000000006 Unternehmen ausgewählt werden. Wenn die Spalte leer ist, gilt die Zeile für alle Unternehmen. Alle Datensätze mit Unternehmenscode haben eine höhere Priorität als ein Datensatz mit leerem Code.
Code
Das ist der Code, der jede Rolle identifiziert.
Beschreibung
Die Beschreibung der einzelnen Rolle.
Zugewiesenen Benutzer verwenden
Gibt an, ob die Zugeordnete Benutzer-ID des Einkaufs-/Verkaufskopfes für diese Genehmigungsrolle verwendet wird.
Genehmigungsmethode
Die Genehmigungsmethode gibt an, ob einer oder alle Genehmigenden ihre Genehmigung erteilen müssen, wenn eine Benutzergruppe einer Genehmigungsrolle zugewiesen ist.
Nur Benachrichtigung
Dieses Kennzeichen gibt an, ob es sich um eine Genehmigung oder nur um eine Benachrichtigung handelt.
Diese Seite dient speziell der Definition von Genehmigungsschritten, also den Genehmigungsketten.
Felder
Mandanten Code
Gibt die juristische Person an, die am Genehmigungsverfahren beteiligt ist. Wenn die Spalte leer ist, gilt die Zeile für alle Unternehmen. Alle Datensätze mit Buchungskreis haben eine höhere Priorität als ein Datensatz mit leerem Code.
Workflow Code
Dieses Feld bezieht sich auf die Tabelle Workflows (1500). Definiert den Code des entsprechenden Workflows (z. B. Purchase Order Workflow, Purchase Invoice Workflow).
Abschnitt
Gibt die Reihenfolge der Genehmigungsschritte an. Es können mehrere Stufen definiert werden. Es ist auch möglich, Genehmigungsschritte mit der gleichen Stufe für den gleichen Workflow zu definieren (parallele Stufen).
Genehmigungsrollen Code
Vordefiniert Genehmigungsrollen können ausgewählt werden. Dies sind die Rollen, die am Genehmigungsverfahren beteiligt sind.
Grenze
Limit 0 bedeutet, dass diese Rolle unabhängig vom zu genehmigenden Betrag alles genehmigen muss (d.h. alles über 0). Limit <> 0 (z.B. 50.000) bedeutet, dass diese Rolle alles oberhalb dieses Limits genehmigen muss. Rolle X muss also genehmigen, wenn der Betrag über dem Limit liegt (und Rollen mit niedrigeren Limits müssen ebenfalls genehmigen, um zu dokumentieren, dass sie ebenfalls geprüft haben).
Genehmigungsmethode
Die Genehmigungsmethode gibt an, ob einer oder alle Genehmigenden ihre Genehmigung erteilen müssen, wenn eine Benutzergruppe einer Genehmigungsrolle zugewiesen ist.
Nur Benachrichtigung
Diese Einstellung legt fest, ob es sich um eine Genehmigung oder nur um eine Benachrichtigung handelt.
Aktionen
Nächster Abschnitt
Die nächste verfügbare Stufennummer wird zugewiesen.
Aufsteigen
Die Stufe rückt um eins nach oben, z. B. Stufe 2 wird zu Stufe 1 und Stufe 1 erhält automatisch die neue Stufennummer 2.
Absteigen
Die Stufe rückt um eins nach unten, z. B. Stufe 2 wird zu Stufe 3 und Stufe 3 erhält automatisch die neue Stufennummer 2.
Auf dieser Seite können Sie festlegen, welche Personen (ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern) als Genehmigende für welche Rolle fungieren sollen, einschließlich der Definition für welches Unternehmen und für welchen Datensatz diese Definition gültig sein soll.
Example:
Company Code (PK)
Role Code (PK)
Table ID (PK)
Table Code (PK)
Type (User, Workflow User Group)
Code
CRONUS
ACC
User
Huber
My Company
ACC
User
Maier
CRONUS
CO
349
Dim. Value I
Workflow User Group
DIM_I_APPR.
CRONUS
CO
349
Dim. Value II
Workflow User Group
DIM_II_APPR.
• Zeile 1: In der Firma CRONUS wird der Benutzer "Huber" der Genehmigende für die Genehmigungsrolle "Buchhalter" sein, unabhängig von der Tabelle / dem Datensatz, der genehmigt werden muss.
• Zeile 2: In der Firma Meine Firma wird der Benutzer "Maier" der Genehmigende für die Genehmigungsrolle "Buchhalter" sein, unabhängig von der Tabelle / dem Datensatz, der genehmigt werden muss.
• Zeile 3: In der Firma CRONUS ist die Workflow-Benutzergruppe "DIM_I_APPR." der Genehmigende für die Genehmigungsrolle "Controller", aber nur für den Dimensionswert I.
• Zeile 4: Im Unternehmen CRONUS ist die Workflow-Benutzergruppe "DIM_II_APPR." die Genehmigenden für die Genehmigungsrolle "Kontrolleur", aber nur für den Dimensionswert II.
• Wichtig! Für Genehmigungsrollen, bei denen "Use Assigned User" auf JA gesetzt ist, darf kein "Approval Role Mapping" erstellt werden, da in diesem Fall der Genehmigungsbenutzer direkt aus dem Einkaufs / Verkaufskopf Feld "Assigned User ID" geholt wird.
Felder
Mandanten Code
Gibt das Unternehmen an, das am Genehmigungsverfahren beteiligt ist.
Rollencode
Gibt die Genehmigungsrolle an, die am Genehmigungsprozess beteiligt ist.
Tabellen ID
Bestimmt die Tabelle, mit der die Genehmigungsrollenzuordnung verknüpft ist.
Tabellen Code
Bestimmt den Datensatz, mit dem die Zuordnung der Genehmigungsrolle verknüpft ist.
Typ
Legt fest, ob es sich um einen einzelnen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern handelt.
Code
Definiert den Code des Benutzers oder der Workflow-Benutzergruppe.
Diese Seite ermöglicht die allgemeine Definition, welcher Benutzer oder welche Workflow-Benutzergruppe einen bestimmten Benutzer ersetzt, entweder allgemein oder abhängig vom Zeitrahmen, der Genehmigungsrolle oder dem Workflow-Code.
Um die Genehmigungsvertretungen automatisch zu verwenden, muss die Jobwarteschlange wie in Vorhandene Genehmigungsposten automatisch delegieren beschrieben eingerichtet werden.
Die Daten sind Mandantenübergreifend.
Felder
Mandanten Code
Gibt den Mandanten an, der am Genehmigungsprozess beteiligt ist. Wenn die Spalte leer ist, gilt die Zeile für alle Unternehmen. Alle Datensätze mit Firmencode haben eine höhere Priorität als ein Datensatz mit leerem Code.
Benutzername
Gibt den Benutzer an, der ersetzt wird. Jeder Benutzer darf nur sich selbst eintragen, mit Ausnahme des Genehmigungsverwalters.
Vertretungstyp
Gibt an, ob der Benutzer durch einen Benutzer oder eine Workflow-Benutzergruppe ersetzt wird.
Vertretungscode
Definiert den Code des Benutzers oder der Workflow-Benutzergruppe.
Vertretung Genehmigungsmethode
Die Genehmigungsmethode der Vertretung gibt an, ob im Falle einer zugewiesenen Workflow-Benutzergruppe einer oder alle Vertreter ihre Genehmigung erteilen müssen.
Datum Von
Gibt das Datum an, ab dem diese Vertretung gültig ist.
Datum Bis
Gibt das Datum an, bis zu dem diese Vertretung gültig ist.
Genehmigungsrollencode
Gibt den Code der Genehmigungsrolle an, für die diese Vertretung gültig ist.
Workflow Code
Gibt den Workflow-Code an, für den diese Vertretung gültig ist.
Sobald der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, werden die zugewiesenen Workflow-Benutzergruppen automatisch gelöscht.
Um diese Funktion zu aktivieren, gibt es ein Boolesches Feld in der Einrichtung für Kreditoren & Einkauf Einrichtung bzw. Debitoren und Verkauf Einrichtung.
Bei der Erstellung einer Genehmigungsanfrage mit der Standardfunktion "Genehmigungsanfrage senden" prüft BC, ob ein Genehmigungsbenutzer zum Zeitpunkt der Erstellung der Genehmigungsanfrage abwesend ist (aufgrund der Tabelle "Benutzer Abwesenheiten"). Ist dies der Fall, wird die Genehmigungsanfrage direkt an den/die Stellvertreter gemäß der Definition in Tabelle "Genehmigungsvertretungen" delegiert.
Wichtig: Da es möglich ist, eine "Workflow-Benutzergruppe" als Stellvertreter für einen Benutzer zu definieren (d.h. mehrere Stellvertreter), muss das System einen bestehenden Genehmigungsposten automatisch in mehrere Genehmigungsposten aufteilen, einen für jeden Stellvertreter der Workflow-Benutzergruppe.
Docs / NVXEAW Extended Approval Workflow / Aufgaben Zurück delegieren
Die Funktion "Zurück delegieren" wurde auf der Seite Genehmigungsposten hinzugefügt.
Die Funktion "Zurück delegieren" delegiert die Genehmigungsposten an den Ursprungsgenehmiger zurück wenn dieser nicht mehr abwesend ist.
In der Tabelle "Benutzerabwesenheiten" wird geprüft, ob es für den ausgewählten Benutzer im Zeitraum einen Vertreter gibt (d.h. am ERSTEN Tag der Abwesenheit, wenn dieser Tag in der Zukunft liegt ODER HEUTE, wenn der erste Tag der Abwesenheit in der Vergangenheit liegt). Wird ein Vertreter eingegeben, wird geprüft, ob dieser Vertreter im gewählten Zeitraum verfügbar oder abwesend ist. Ist der Benutzer zur gleichen Zeit abwesend, wird geprüft, ob der eingetragene Vertreter anwesend ist.
Ist der Vertreter nicht verfügbar, wird nur eine Warnung, aber keine Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn eine Benutzergruppe ein Vertreter ist und in dieser Gruppe auch die Genehmigungsmethode eins gewählt wurde, dann gilt >0, d.h. es muss mindestens einer aus dieser Gruppe anwesend sein. Wurde die Genehmigungsmethode alle gewählt, müssen alle Benutzer der vertretenden Benutzergruppe anwesend sein.
Kann im Delegationsprozess kein Vertreter gefunden werden, bleibt der Berechtigungseintrag beim ursprünglichen Berechtigungsbenutzer und es wird eine Warnung angezeigt.
Wenn „Genehmigungsart“ = „Benutzer“: Benutzer, der im Feld „Genehmigungscode“ des Einkaufs-/Verkaufskopfs zugewiesen wurde.
Wenn „Genehmigungsart“ = „Workflow-Benutzergruppe“: Workflow-Benutzergruppe: Mitglieder der zugewiesenen Workflow-Benutzergruppe im Feld „Genehmigungscode“ des Einkaufs-/Verkaufskopfs.
Wenn ein Genehmigungsposten abgelehnt wird und in der "Kreditoren & Einkauf Einrichtung" das Feld "Genehmigungskommentar bei Ablehnung notwendig" aktiviert ist muss ein Genehmigungskommentar eingegeben werden.
Wird ein offener Genehmigungsposten genehmigt wird die Genehmigungsmethode geprüft.
Ist die Genehmigungsmethode "Einer" so werden alle dazugehörigen Genehmigungsposten der gleichen Reihenfolge automatisch genehmigt.
Bei der Genehmigungsmethode "Alle" müssen alle Genehmiger der gleichen Reihenfolge genehmigen bevor der Genehmigungsposten für die nächste Reihenfolge freigegeben und der Status auf "Offen" gesetzt wird.
Es ist nicht erlaubt, einen Genehmigungseintrag mit "Nur Benachrichtigung" = JA zu genehmigen / abzulehnen (daher darf er nicht auf der Seite "Zu genehmigende Anträge" angezeigt werden).
Wenn stattdessen ein Genehmigungseintrag mit "Nur Benachrichtigung" den Status = OFFEN erhält, dann erhält der Benutzer dieses Genehmigungseintrags eine E-Mail-Benachrichtigung.
Danach wird der Status des "Genehmigungseintrags" auf einen neuen Status = "Informiert" gesetzt und danach wird der nächste Genehmigungseintrag auf OFFEN gesetzt.
Docs / NVXEAW Extended Approval Workflow / Berichte und Analysen Ist Abwesend setzen
Der Bericht ist ein reiner Verarbeitungsbericht ohne Ausdruck.
Er kann automatisch in der Auftragswarteschlange ausgeführt werden.
Funktionalität
Der Bericht setzt das Feld "Ist abwesend" in der Tabelle "Benutzer Abwesenheit", wenn das aktuelle Datum zwischen "Abwesend von" und "Abwesend bis" liegt.
Report ID: 62015
Um die Aufgabenwarteschlangenposten für die Einstellung des "Ist abwesend"-Kontrollkästchens einzurichten, muss diese wie folgt konfiguriert werden:
In der Aufgabenwarteschlangenposten muss die Art des auszuführenden Objekts auf CodeUnit gesetzt werden.
Die ID des auszuführenden Objekts, lautet 1350.
Das Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit sollte auf das aktuelle Datum gesetzt werden.
Sobald die Wiederholung auf die gewünschten Werte eingestellt wurde, sollte der Status auf ‚Bereit‘ festlegen gesetzt werden.
Der Bericht ist ein reiner Verarbeitungsbericht ohne Ausdruck.
Er kann automatisch in der Auftragswarteschlange ausgeführt werden.
Funktionalität
Der Bericht führt die Funktion „Zurück delegieren“ aus, die Funktion delegiert die Genehmigungsposten an den Ursprungsgenehmiger zurück wenn dieser nicht mehr abwesend ist.
Falls "Zurück delegieren" nicht zutrifft wird die Funktion „Delegieren“ für alle bestehenden und offenen Genehmigungsposten deren Genehmiger gerade abwesend ist ausgeführt.
Report ID: 62016
Möchten Sie wissen, was sich in der Erweiterung geändert hat? Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die neuen Funktionen und Änderungen, die in den Updates vorgenommen wurden.
Build-Übersicht in DevOps
NVXEAW 1.1.11.0
ab Business Central 23 2024/12/13
Fehlerbehebungen
Korrektur für die automatische Genehmigung.
NVXEAW 1.1.10.0
ab Business Central 23 2024/12/05
Fehlerbehebungen
Korrektur für die automatische Genehmigung, wenn das Workflow nicht dokumentenspezifisch ist.
NVXEAW 1.1.9.0
ab Business Central 23 2024/11/20
Fehlerbehebungen
Korrektur für die automatische Genehmigung aller Genehmigungen in der ersten Sequenz, wenn der Absender einer der Genehmigenden ist.
NVXEAW 1.1.8.0
ab Business Central 23 2024/11/19
Fehlerbehebungen
Korrektur für die automatische Genehmigung aller Genehmigungen in der ersten Sequenz, wenn der Absender einer der Genehmigenden ist.
NVXEAW 1.1.7.0
ab Business Central 23 2024/11/18
Fehlerbehebungen
Korrektur für die automatische Genehmigung aller Genehmigungen in der ersten Sequenz, wenn der Absender einer der Genehmigenden ist.
NVXEAW 1.1.6.0
ab Business Central 23 2024/11/14
Verbesserungen
Die Daten für „Genehmigung Vertretung“ und „Benutzer Abwesenheiten“ sind ab sofort mandantenübergreifend.
Die Page „Benutzer Abwesenheiten“ wird nach dem aktuellen Benutzer gefiltert, außer wenn es sich um einen Genehmigungsadministrator handelt.
NVXEAW 1.1.5.0
ab Business Central 23 2024/10/31
Fehlerbehebungen
Die Anwendung versucht nicht, eine „Workflow-Benutzergruppe“ zu erstellen, wenn der „Workflow“ nicht aktiv ist.
Problem gelöst, wenn nur ein Genehmigungsposten als "Nur Benachrichtigung" markiert ist.
NVXEAW 1.1.4.0
ab Business Central 23 2024/10/24
Verbesserungen
Neue Ereignisse wurden eingefügt.
NVXEAW 1.1.3.0
ab Business Central 23 2024/10/17
Verbesserungen
Die Dimensionsfilter werden ab jetzt nur noch für die Zeilen in Dokumenten berücksichtigt.
Rollenzuordnungen können ab sofort auch nach Verkäufer/Einkäufer gefiltert werden.
NVXEAW 1.1.2.0
ab Business Central 23 2024/10/09
Verbesserungen
Neue Ereignisse wurden eingefügt.
NVXEAW 1.1.1.0
ab Business Central 23 2024/09/25
Fehlerbehebungen
Benachrichtigungen werden auf allen Ebenen geschickt.
